사진 관리하는 기본방법

사진을 정리하고 그 방법에 대해 옛 글을 돌아보니 부족한 부분이 보여서 다시 쓴다.

컴퓨터를 기본으로 활용하되, 클라우드 서비스를 같이 사용할 수 있다면 불의의 사고로 부터 상심을 방지할 수 있다. 텀블러, 워드프레스 및 페이스북에 필요한 사진 그룹들을 포스팅 사용한다. 공유가 필요한 사진은 플리커를 사용하면 좋다. via 사진관리하는 방법들 | Hyungrok.

  1. 사진은 기본적으로 Google+ 백업을 한다.(유의할점 : 원본크기백업을 해제해야 무제한 용량이 가능하다. 기본 세팅이 원본사이즈 백업으로 되어있고 원본사이즈 백업시 용량을 잡아먹는다. WiFi지역에서만 싱크를 설정하면 데이터 요금도 절약할 수 있다)
  2. Google+ 에 있는 사진은 자신만 볼 수 있는 상태로 되어있으며 필요시 공유한다. 구글드라이브 문서에 활용도 쉽다.
  3. Dropbox Camera upload를 설정해 놓으면 컴퓨터에 원본사이즈로 백업이 된다.(역시 wifi지역에서 업로드로 설정. 케이블을 연결하면 누락되는 파일없이 한번에 싱크가 된다)
  4. Dropbox 에 싱크된 파일은 드롭박스 용량의 제한이 있기 때문에 컴퓨터 다른 장소로 이동한다. 이동하면서 이름수정, 폴더별로 정리등을 한다. 윈도우 컴퓨터를 쓰고 있다면 Picasa를 사진관리 기본프로그램으로 활용하는 것이 좋다.
  5. 사진중 기록을 남길 필요가 있는 것은 블로그, Facebook을 통해서 발췌해서 기록을 남긴다.(Facebook 은 ifttt를 이용할 경우 Only me로 업로드 하더라도 연동이 되는 장점이 있다.)
  6. 대외적인 행사나 이벤트와 같이 원본사이즈 공유가 필요한 경우는 Flickr를 활용한다.

1–4번이 기본 활용방법이고, 5–6번은 옵션이다. 구글플러스 사용법을 어려워하시는 분들이 있어 상세한 설명을 아래에 덧붙인다.

  1. 이용해 보면 매우 편하다.via 광파리의 IT 이야기: 구글 사진 서비스 100% 활용하기 ① : 오해와 진실
  2. 안드로이드폰 자동 백업 설정 via ② : 자동 백업과 사진 사이트
  3. 앨범폴더을 만들 때 중요한 것은 제목 via ③ : 앨범 만들기
  4. 노트북이나 외장하드에 있는 사진도 수동으로 업로드 via ④ : 수동 업로드

😎 이정도면 됐겠지

일상의 기록과 글쓰기

기억은 대체로 과거를 왜곡한다. 가장 큰 것이 시간의 흐름이다. 기록으로 기억의 과대평가를 수정해야 할 필요가 있다. 그래야 다음 계획이 실패할 가능성이 작아진다.

일상에서 문뜩 떠오르는 아이디어는 내 상황을 고려하지 않는다. 책상앞에 있을때만 나오는 것이 아니다. 오히려 걷고 있을때, 메모하거나 글을 쓰기 어려운 상황에서 나타난다. 나 잡아봐라 하면서.

기록은 목적이 아니라 되돌아보는것이 목적이다. 쉽고 간편하게 할 필요가 있다. 한곳에서 쓰고 읽는 것도 좋지만 서비스의 쓰임에 따라 장점을 활용하는 것이 좋다. 하지만 되돌아 보기에는 한곳에 있는 것이 낫다. 그 불편함을 줄이는 방법에 대한 이야기다.

주연은 FIX(Facebook, Ifttt, dropboX), 조연은 FTD2(Foursquare, Twitter, Delicious 와 Diigo).

결과물

글, 사진, 장소, 자료가 한곳에 모인 텍스트파일(이하 T파일)은 모두 Dropbox에 생성된다. 그리고 그 T 파일로 용도에 맞는 글쓰기(보고서, 블로깅, 일기등)를 한다.

장단점

  • 한곳에 T파일로 있어서 돌아보기에 좋다.
  • 마크다운 양식으로 작성하면 에디터로 다시 돌아보기에 좋다.(현재 Markdown Pro, Byword를 사용중이다. 윈도우에서는 MarkdownPad2)
  • 시간대별로 남겨놓은 기록은 Momento (iPhone app)에도 남아 있기 때문에 T 파일은 주제별로 수정할 수 있다. 필요하다면 T 파일을 에버노트로 이메일 보내기 해서 백업하고 수정해도 된다.
  • 블로깅과 일기를 동일시 해도 되지만 약간 차이가 있었다. 블로깅은 워드프레스에서 일기는 텀블러에서 하고 있었다고 생각했는데 Dayone을 써보니 사람들이 많이 쓰는 서비스는 과연 그 이유가 있었다.
  • T파일로 글을 작성하면 온전한 글에 집중하기 쉬워진다. 그리고 다채로운 응용이 가능하다.

세부세팅

ifttt로 상기 주연, 조연에 있는 서비스중 내가 사용하는 서비스 입력시 Dropbox txt append 파일을 생성하는 레시피를 만든다. 이때 폴더명 및 생성되는 파일명을 동일하게 하면 다양한 입력방법을 가지더라도 전부 한개의 T파일에 모인다.

  1. 페이스북은 링크, 사진, 글을 각각 구분한다. 3개 각각 만들어준다.
  2. 각 서비스에서 생성되는 글을 마크다운 형식으로 해준다. ### 시작 과 같이. 본문도 마크다운 + Html 활용이 가능하다.

일자, 주제별 T 파일이 생성되면 Dropbox에서 그 이름을 바꿔준다. 그리고 그 파일을 활용하면 된다. Ifttt 가 다시 작동하면 또다시 같은 이름의 T파일이 생긴다.

고급응용

  1. 블로깅은 T파일을 Byword로 바로 포스팅 할 수 있고(Blogspot,WP, Tumblr), 복사 붙여넣기로 WP, Tumblr, Dayone 및 마크다운을 지원하는 서비스에서 포스팅 할 수도 있다. (Byword로 포스팅하면 html 구문으로 변환되어 수정시 지저분해 보일 수 있어서 두번째 방법을 쓰는게 낫다)
  2. 일기는 Dayone 으로 글을 쓰고, 그날의 사진 한장을 선택하는 것이 가장 적당해보인다. (필요시 외부 발행도 할수 있는데 앱에서는 본문에 사진이 보이는데 발행시 보이지 않는다. 언젠가 버그수정으로 업데이트 될지도)
  3. 일기 –> 블로깅 : Dayone에서 Tumblr 발행도 가능하다. Private Tumblr로 발행도 가능하다.(같은 글을 중복해서 발행하는 것은 바람직하지 않으나 Tumblr의 Archive 뷰는 전체를 한번에 보기 좋은 구조를 가지고 있어서 괜찮다고 생각한다) 2번에서 글에 붙여놓은 이미지가 보이지 않는 버그를 해소하기 위한 방법으로 여러개의 일기중 블로깅으로 포스팅할 글을 선택해서 Tumblr에 발행하는 것도 방법이다. (Dayone발행링크가 하단에 붙기는 하는데 Tumblr에서 하단만 수정하고, Dayone 발행도 발행후 취소할 수 있다)
  4. 추가 조미료 : nvALT, Simplenote, Drafts(iPhone)

윗 방법을 응용하면 상당히 다채로운 방법들이 나올 수 있는데 큰 줄거리는 이정도다. 방법이라는 것이 알기전엔 어려워도 알고나면 쉬울때가 많다.(아는 것을 글로 쓰면 별것 아닌것으로 느껴질 때도 많다.) 전문가라는 그룹은 가장 많은 시도와 실패를 해보는 사람들이 아닐까하는 생각이 든다. 문득.

생각했던 방법을 글로 내놓으니 개운하다. 그래도 또 바뀌겠지만.

Script를 쓸줄 안다면

Once you have your channels configured, just download the script and make it executable using chmod a+x in the Terminal. Then use an app like Lingon to set it to run every night at 11:55pm or so – via craig eley – Sifttter: An IFTTT to Day One Logger

윗 링크에 있는 방법을 써보고 싶었지만 스크립트를 다운로드 받아 터미날에서 실행하는 부분에서 막혀서 사용해보지 못했다. 이 글에서 보여주는 방법도 비슷한 효과를 낼 수 있다.

되돌아보고 반복하기

기록이 중요한 것이 아니라 되돌아 보는 것이 중요하다. 기록하는 방법을 단순화해서 되돌아 보는 시간과 에너지를 확보하는데 그 목적이 있다는 점을 강조하고 싶다.

쪽글이 소모되는 시대는 지나갔다. 가치있는 또는 가치있어보이는 글만 소모가 된다. 그 가치라는 것도 링크를 얻으면서 생명력을 가지는데 그런 글을 잣기 위해서는 많은 시행착오를 거쳐야 한다. 이 방법과 글 또한 그런 시행착오의 결과다.

지식을 업으로 하고 있는 사람이라면 지식을 보여줄 수 있는 방법이 필요한데 그 방법도 다채로와졌다. 하지만 시간의 한계를 극복할 수 있는 가장 좋은 방법은 글이 아닌가 한다. 파악하는 한계도 연결하는 한계도.  정보의 홍수시대에 글쓰기의 중요성은 더욱 커질 것이다. 이 방법이 즐거운 글쓰기 여행에 도움이 되길 바란다.

지인들의 글도 많이 접할 수 있었으면 하는 바람이다.

Photo files hack

사진관리

사진이 자동백업되기 시작하면서 저장이 쉬워졌다. 무제한 또는 무제한에 가까운 저장서비스들 덕분에 여러군데에서 사진을 감상하기는 쉬워졌지만 그 중복에 따른 시간낭비가 부작용으로 발생되고 있다. 디지탈 사진이라는 것이 복제가 쉽고 관리가 쉽지만, 중복이 시간을 갉아먹고 한순간에 사라지기 쉬운 속성도 가지고 있다. 사진을 어떻게 관리하면 좋을지 알아보자.

사진저장 서비스별 특징

  • 구글+ Pixel 2048 이하 무제한 백업을 제공한다. 일반 생활에서는 이정도면 충분하다.
  • Dropbox 사진 자동업로드를 설정하면 스마트폰에서 찍은 사진이 탐색기에서 볼 수 있다록 쉽게 동기화 된다. 파일명이 시간으로 되어있어 시간관리에도 도움이 된다. 용량은 3기가가 한계
  • Picasa 구글서비스로 사진관리하기에 좋다. 사람들이 익숙하지 않은 단점외에는 그다지 흠잡을데 없다.
  • Mac 에서는 iPhoto가 기본으로 제공된다. Event별 사진을 저장하고 감각적으로 다시 감각하기에 좋다.
  • Flickr 유료를 쓰면 무제한이 가능하고 사진관리에는 이만한 서비스가 없다. 현재 1TB를 기본으로 제공하기 때문에 거의 무제한이다.(안드로이드에서 설정을 무분별하게 불필요한 사진의 용량을 크게 설정하는 테러만 저지르지 않으면 부 계정을 만들어가면서 쓸 수 있다)
  • Tumblr 에서 사진을 관리하는 것도 괜찮기는 하나 블로그 서비스라는 것이 언젠가는 망할수도 있기 때문에(Flickr 나 Tumblr나 같은 Yahoo 서비스다)
  • Facebook을 사진관리용으로 쓸수도 있지만 뭐 제외한다.

사진의 종류

  • 행사, Event : 가족, 회사, 개인
  • 자료 : 블로깅, 책등 글을 쓰기 위한 사진.
  • 작품 : 사진 그 자체가 작품인경우
  • 기록 : Log를 기록하기 위한 사진

단계

  1. 사진을 촬영한다.
  2. Wifi 지역에 가면 Dropbox 와 Google+ 로 자동 Sync 된다.
  3. 컴퓨터에 케이블을 연결하면 Dropbox 파일은 누락됨이 없이 전부 컴퓨터로 넘어온다. Google+ Instant Upload로 사진이 전부 업로드된것을 확인하면 스마트폰에 있는 사진은 전부 지워도 된다. 컴퓨터와 구글+ 양쪽에 사진은 전부 있다.
  4. Google+ 에 있는 사진은 자동으로 Highlights 된다. 그 곳에 있는 사진만 잘 선정해도 본인을 위한 사진일기가 충분히 된다.
  5. 컴퓨터에서 Autobackup을 설정하면 캡춰화면도 자동업로드 된다. 사진과 스크린샷을 섞어서 StackEdit로 글을 쓴다. 특별한 Event가 있는 경우는 몇장 골라서 Tumblr나 Blogspot등 블로깅을 하기도 한다. 

Google+ 에 업로드된 사진을 활용해서 4번에서는 개인사진일기를 만들었고, 5번에서 공유할 사진을 포스팅했다.
  6. 컴퓨터에 있는 사진은 Picaca를 활용해서 폴더별로 구분하고 대분류로 Collection을 둔다. Collection은 대분류로 상기 사진의 종류로 설정하면 된다. Event, 자료(책장), 작품 으로 분류한다. 기본 폴더는 기록.
  7. 사진의 편집, 재그룹을 통한 포스팅에서는 Picasa에서 Exporting 한다. Exporting 하는 폴더를 Google+ Autobackup 으로 설정하면 자동 업로드된다. 역시 Stackedit를 통해서 포스팅

google+

참고사항

  1. Flickr 나 iPhoto 는 특별한 Event 앨범을 만들기 좋다. 컴퓨터와 Google+ 양쪽을 기본으로하고 두가지를 덧붙였다. Flickr는 Web으로 공유가능하다는 장점이 있고(Google+로 별도 앨범을 만들어도 되지만), iPhoto는 slideshow가 미려하다는 장점이 있다.
  2. 공개정도에 따라 순서를 나열하면 블로그 – Flickr – Google+ – Computer(Dropbox,Picasa) – iPhoto 가 되겠다.
  3. 화면을 캡춰한 상태 그대로 쓰면 용량이 크다. Export해서 사용하면 주제별 폴더분류도 자동으로 되고(제일 앞에 분류 글을 놓으면 좋다)용량도 줄어든다.

결론

  1. 사진은 컴퓨터에서 Picasa를 기본으로 관리한다.
  2. 혹시 사라진 사진이 있다면 Google+ 에서 찾으면 된다. Picaca에서 다운로드도 된다.

 

😉 글로 설명되어 있으니 꽤 어려워 보인다. 더구나 설명하고 나니 StackEdit 연동이 계속 오류난다.

MindMap Meets Markdown

저는 아이폰/패드에서 iThoughts 앱을 사용합니다. 생각보다 못생겨서 좀 실망이고, 무엇보다 너무 비싸서 구입을 망설였는데 .. 결국 구입했어요 ㅠㅠ via 마인드맵 – 마크다운 연동 예제 (iThoughts 앱을 중심으로) | [WP]서울비블로그.

생각보다 못생긴 마인드맵 iThoughts는 아이패드에서 나도 사용했던 마인드 맵이다. 마크다운과 연동된다는 글을 보고 다시 꺼내서 사용해보았다.  추천하는 사용법은 컴퓨터에서 Xmind를 기본으로 사용하고 Dropbox에 저장한다. Dropbox와 iThougths는 상호 Sync되기 때문에 컴퓨터에서는 Xmind의 미려한 디자인과 마우스의 정밀한 움직임을 활용하고, 심심할땐 아이패드에서 손가락으로 마인드맵을 움직일 수 있다. iThoughts가 아이패드에서는 비싼가격에 속하지만 다양한 Export를 지원하기 때문에 Xmind 유료를 쓸필요가 없어진다. (이 문장을 쓰고보니 절감된 금액이 있으니 아이폰 iThoughts도 사볼까 하는 생각이…)

앞머리글 번호를 적용해서 글뭉치의 순서를 볼 수 있고, 각 글뭉치에 대해서 설명을 입력하면 마크다운 변환시 각 본문이 된다. (Scrivener 에서 각 카드의 개념이 된다) 그리고 마크다운으로 Export1하고 Markdown Editor로 수정하면 되겠다.

일반적인 글은 그냥 마크다운으로 쓰고, 전체적인 체계를 잡거나 분류를 두가지 이상으로 나눌 필요가 있는 경우 마인드맵을 활용한 오징어 글쓰기도 쓸만하겠다. 예를 들자면 글을 분류할때 현장별, 공종별 분류를 전환해서 선택해야 할 경우가 있는데, 마인드맵을 활용하면 현장-공종별로 분류했다가, 공종-현장별로 분류할수 있기때문이다.

유의할 점은 마인드맵 하나 만들었다고 계속 보완하는 것보다 때로는 빈공간에서 새롭게 시작하는게 더 나을 수 도 있다는 점과 마인드 맵의 가장 큰 장점은 손을 사용하는데 있다는 점이다. Xmind, iThoughts라고 해도 결국 마우스를 움직이고 클릭하는 것, 모니터를 손으로 문지르는 것에 불과하지 않은가. 연필의 사각사각 소리와 색연필의 흔적을 손으로 느껴볼때 마인드맵의 진정한 가치가 나온다고 생각한다.


  1. 상호 Sync시 마인드 맵이 주체가 되기 때문에 Dropbox에 있는 마크다운 수정시 다시 마인드 맵 기준으로 되돌림 Sync가 될 수 있기 때문에 마크다운 Export할때 내보내기를 선택하지 Sync를 선택하지 않는다. 

Email 앱 리뷰

잘 만들어진 앱은 좋은 책을 한권 읽는 것과 같다. via 캘린더 앱 리뷰 | #eWord.

이메일 앱 MailBox이후에 나오는 앱들은 전부 두단계 업그레이드 됐다. 손가락의 운동이 터치와 길게 터치에서 좌우 짧게, 길게의 움직임이 더해졌다. MailBox가 뿌린 씨앗이 Boxer에서 완결된 느낌이다.  물론 기본 메일 앱도 훌륭하다.  아래는 각 앱별 장점만 간단 리뷰

  1. Boxer는 이메일관리를 친숙하고 재미있게 만들어준다. 이메일로 할일관리, 일정관리도 가능하게 만들었다. (예전 크롬 Active inbox라는 이메일에 GTD를 적용한 서비스의 모바일 버젼이라고 생각할수 있다) 에버노트와도 연동된다. 클라우드 서비스인 box.com 및 Dropbox와 연동된다. Box.com은 지정한 파일을 첨부하고, Dropbox는 지정한 파일의 링크를 첨부한다. 후자를 추천. Exchange도 지원하고 무료버젼도 있다. Gmail만 가능하지만 발신인을 별도로 지정할 수있어서 @회사.co.kr 의 이메일도 연동해서 사용할 수 있다.
  2. Gmail 은 구글서비스 답게 검색에 좋다. 메일함에 있는 내용중 다시 찾을 필요가 있을 때 사용한다. 기본 설정해놓으면 @회사.co.kr 은 자동으로 지정되어 있다.
  3. 모바일에 있는 사진이나 자료를 바로 보낼때는 기본앱으로만 가능하다. 기본앱도 사용하기 좋다. 언제부터인지 Gmail 연락처 및 메모연동이 바로 가능해서 여러개의 Gmail을 동시에 사용하기 괜찮게 되었다. 주소록 관리가 중복되지 않게 관리하는게 중요한데 지금 업무계정 / 개인계정으로 주소록 분리해서 관리하면 괜찮다. 최근 앱들이 이메일을 자동조회해서 가입한 서비스를 연동하는게 추세이니 업무/개인 계정을 구분해서 관리하는것도 전화번호를 나눠 관리하듯 필요하다.
  4. Dispatch 는 지메일만 가능하지만 정말 Action에 특화된 서비스다. 이메일을 할일관리, 블로깅등 다양한 Action으로 전환이 가능하다. Boxer를 주로쓰게 되면서 멀어졌지만 모바일에서 이메일을 바로 Draft로 보내서 글로 연결할 수 있다는 강점이 있다.(검은색 빨간색 모습도 깔끔하다)
  5. Mailbox는 수많은 혁신을  견인한 서비스지만 회사메일을 수신해보니 폰트깨졌다. 회사 폰트 관리가 부족해서 그런것 이지만 안타깝게도 계속 사용할 수 없었다. 참고로 Dropbox에 가입한 이메일 계정을 Mailbox에 연결하면  Dropbox 1기가 가 더해진다.
  6. 행아웃은 메일 앱은 아니지만 메세지를 보내면 지메일메일에 백업된다. 이메일과 같이 사용을 추천한다.

결론적으로 한개를 추천하면 Boxer.

😐 기본이 되어있는 앱들은 어느순간 업데이트 되면서 더 좋아지기도 하기 때문에 계속 가져가고 있다.

Receiving File & Photo

자료 주고 받는 방법을 쉽게 하는건 이 두가지 방법이면 된다.

  1. 윗 방법처럼 이메일로 자료를 받아 자동분류하게 하면 되는데 자료 받을때  Gmail을 사용한다. Gmail은  본인 ID+구분자@gmail.com 를 사용하면 구분자별로 다양한 아이디를 생성할수 있다. Gmail 같은 계정으로 수신된다.  그렇게 이메일로 받고, 그 아이디로 오는 메일을 자동필터로 설정해놓으면 된다.
  2. 사진은 아래와 같이 하면 OK

문서정리 in Cloud Service

문서는 PDF 파일을 기본으로 관리합니다. 용량이 크지 않고 버젼관리가 가능합니다. PDF 파일 관리는 Google Drive를 기본으로 쓰고 Dropbox는 Project 단위로 진행중인 사항이나 옵션으로 사용합니다.

용량이나 가격에 대한 비교는 구글링하면 대부분 나오지요. (검색글) 검색에 나오지 않는 비교점을 포함했습니다.

  1. 안드로이드 폰의 확산으로 구글계정은 대부분 가지고 있습니다(본인 Gmail과 password를 모른다는 단점이…)
  2. 문서는 Google Docs로 협업하고 문서이외의 파일(CAD 파일등)은 Dropbox로 협업하면 편합니다.
  3. 개인중심으로 cloud 관리하기에는 구글 drive, 탐색기에 놓고 협업하기에는 Dropbox가 좋습니다.(구글 Drive는 pdf 각 문서별로 권한 조절이 가능하고 Dropbox는 폴더 단위로만 가능)
  4. Dropbox에 넣어놓은 pdf 가 한글인 경우 글자 깨짐 현상이 보이는 경우가 있습니다

유료를 쓴다면 우선 구글drive 그리고 Dropbox를 추천합니다. 그외 다른 서비스들과의 연계성은 Dropbox를 능가하기가 어렵지요. (http://ifttt.com/channels 에서 Dropbox는 연계가 되지만 Google Drive는 연계가 안됩니다 되는군요.)

  1. 둘다 클라우드 문서 첨부서비스 https://attachments.me/ 와 연계됩니다.
  2. 둘다 http://hojoki.com/ 와 연계가 가능합니다.

다른 클라우드 서비스들(ucloud, naver, daum, CX, Minus, ge.tt, Large등)을 비교해봤으나 결국 구글Drive, Dropbox로 정리(에버노트와 box.net 으로 보완)되더군요.

P.S box.net 도 Dropbox와 Google Drive 처럼 컴퓨터 탐색기에 위치가 가능해서 추가로 사용하고 있습니다. 에버노트도 탐색기 폴더에 파일을 올려놓으면 sync되는 방식을 따라가면 매우 편하겠더군요.

서류정리 및 Cloud 연계 Tips

서류는 지정된 장소에 파일링 하고 관계자가 상시 조회할수 있도록 정리하는게 제일 이상적이기는 하나 서류의 양이 많거나 일정이 바쁜 경우는 정리하기가 쉽지 않습니다. 더구나 오프라인으로 문서 수신, 발신해야 하는 경우는 처리속도보다 쌓이는 속도가 많은 상황이 되기고 하고, 결재를 돌리는 경우 어디쯤 결재서류가 가고 있는지 때론 분실되거나 누군가의 책상아래에서 숙성되는 경우도 발생합니다.  단계별로 서류를 정리하는 법을 알아보겠습니다. 이는 에버노트, 구글Drive, Dropbox등 Cloud 업무시 노트북, 폴더 구분의 기본이 되기도 합니다.

  • STEP1 수발신을 하나의 파일로 관리 – 시간대별로 전부 한곳에 (Inbox)
    A4 문서를 기본으로 펀치해서 파일링 하는 것을 추천합니다. 크게 출력해야 하는 도면이 많다면 A3 바인더로 통일하는 것도 좋습니다.(A3가 다시 보기에 불편하기는 합니다) 어느쪽이든 합치는 것을 권장하나 기본문서는 A4, 도면은 A3(물론 A3에 붙은 갑지는 같이 관리)로 관리하는 것을 권장합니다.  A3에 붙은 갑지 사본을 A4에 놓는 것도 좋으나 혼동의 우려가 있으며, 어느쪽이든 한곳에서 전부 처리하는게 낫습니다.(디지탈 문서가 아니므로 SYNC 개념을 적용시 중간중간 이빨 빠지는 것처럼 누락되기가 쉽습니다.)
  • STEP 2 반복되는 문서, 양식등을 클리어파일로 관리(Form)
  • STEP 3 처리완료된 사항은 부서함으로 이관, 파일링
    솔직히 “3번째 이관하기” 가 제일 어렵습니다. 스캔 활용하는 것이 대안입니다. 서류가 접수되면 스캔해놓고 결재돌리고, 서류가 결재나면 스캔해놓고 발송합니다. 결재중 분실되거나 다른 사람이 파일을 가져가서 잊어버리거나 하는 경우라도 대응이 되지요. 그리고 클라우드 문서관리로 연계가 가능해지기 시작합니다.
  • STEP 4 반복되는 업무나 Project 로 시작되는 업무는 STEP 1 파일에서 구분하기 시작한다(Project)
  • STEP 5 오프라인 파일을 온라인 문서체계와 연계한다.

위의 단계대로 했다면 개인에게는 하나의 파일(STEP1=Inbox), 클리어파일(STEP2=Form), 구분된업무(STEP3=Project) 가 됩니다. STEP 3에서 생성된 파일은 여러개가 될 수도 있겠지요.

STEP1, 2,3 각각의 오프라인 파일명과 동일한 컴퓨터 폴더를 생성합니다. 그리고 스캔된 파일을 동일한 컴퓨터 폴더에 넣습니다. 그리고 각자활용하는 클라우드 서비스에 따라서 에버노트 노트북을 Inbox, Form, Project 로 구분해도 되고, 구글 Drive나 Dropbox 폴더로 구분해서 놓아도 됩니다.

추천하는 방법은 에버노트 노트북에 노트를 생성해서 pdf를 업로드 하고 그 pdf를 컴퓨터 폴더에 한곳에 모아놓습니다. 그 컴퓨터 폴더는 구글Drive로 sync 되게 해놓습니다. 에버노트 노트는 나중에 사안별로 합치거나 수정할때 활용하고 구글 Drive는 백업 및 협업,공유로 활용할수 있지요.

버릴건 과감히 버려야 된다. 버려야 남은 것들을 정리하기가 편하다. 다시 보는데도 시간이 소요된다

자신에게 익숙한 방법이 가장 효과적인 방법이다. 하지만 좋은 원칙을 알고 그것을 습관화하면 그 다음 단계로 발전이 가능하다.

가장 유의할 점은 변화하다 멈추는 것. 기존 습성도 남아있고 새로운 방법도 진행되어 혼란이 가중된다. 기간은 짧게.  할수있는 만큼만 조금씩 적용하는 것도 방법이다.

이 일을 하지 않으면 무슨 문제가 있는가? 서서히 변화 하거나. 서서히 죽어가거나.

늦었을까? 지금이 내 인생에서 가장 젊은 시기 아니던가.

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