서류정리 및 Cloud 연계 Tips

서류는 지정된 장소에 파일링 하고 관계자가 상시 조회할수 있도록 정리하는게 제일 이상적이기는 하나 서류의 양이 많거나 일정이 바쁜 경우는 정리하기가 쉽지 않습니다. 더구나 오프라인으로 문서 수신, 발신해야 하는 경우는 처리속도보다 쌓이는 속도가 많은 상황이 되기고 하고, 결재를 돌리는 경우 어디쯤 결재서류가 가고 있는지 때론 분실되거나 누군가의 책상아래에서 숙성되는 경우도 발생합니다.  단계별로 서류를 정리하는 법을 알아보겠습니다. 이는 에버노트, 구글Drive, Dropbox등 Cloud 업무시 노트북, 폴더 구분의 기본이 되기도 합니다.

  • STEP1 수발신을 하나의 파일로 관리 – 시간대별로 전부 한곳에 (Inbox)
    A4 문서를 기본으로 펀치해서 파일링 하는 것을 추천합니다. 크게 출력해야 하는 도면이 많다면 A3 바인더로 통일하는 것도 좋습니다.(A3가 다시 보기에 불편하기는 합니다) 어느쪽이든 합치는 것을 권장하나 기본문서는 A4, 도면은 A3(물론 A3에 붙은 갑지는 같이 관리)로 관리하는 것을 권장합니다.  A3에 붙은 갑지 사본을 A4에 놓는 것도 좋으나 혼동의 우려가 있으며, 어느쪽이든 한곳에서 전부 처리하는게 낫습니다.(디지탈 문서가 아니므로 SYNC 개념을 적용시 중간중간 이빨 빠지는 것처럼 누락되기가 쉽습니다.)
  • STEP 2 반복되는 문서, 양식등을 클리어파일로 관리(Form)
  • STEP 3 처리완료된 사항은 부서함으로 이관, 파일링
    솔직히 “3번째 이관하기” 가 제일 어렵습니다. 스캔 활용하는 것이 대안입니다. 서류가 접수되면 스캔해놓고 결재돌리고, 서류가 결재나면 스캔해놓고 발송합니다. 결재중 분실되거나 다른 사람이 파일을 가져가서 잊어버리거나 하는 경우라도 대응이 되지요. 그리고 클라우드 문서관리로 연계가 가능해지기 시작합니다.
  • STEP 4 반복되는 업무나 Project 로 시작되는 업무는 STEP 1 파일에서 구분하기 시작한다(Project)
  • STEP 5 오프라인 파일을 온라인 문서체계와 연계한다.

위의 단계대로 했다면 개인에게는 하나의 파일(STEP1=Inbox), 클리어파일(STEP2=Form), 구분된업무(STEP3=Project) 가 됩니다. STEP 3에서 생성된 파일은 여러개가 될 수도 있겠지요.

STEP1, 2,3 각각의 오프라인 파일명과 동일한 컴퓨터 폴더를 생성합니다. 그리고 스캔된 파일을 동일한 컴퓨터 폴더에 넣습니다. 그리고 각자활용하는 클라우드 서비스에 따라서 에버노트 노트북을 Inbox, Form, Project 로 구분해도 되고, 구글 Drive나 Dropbox 폴더로 구분해서 놓아도 됩니다.

추천하는 방법은 에버노트 노트북에 노트를 생성해서 pdf를 업로드 하고 그 pdf를 컴퓨터 폴더에 한곳에 모아놓습니다. 그 컴퓨터 폴더는 구글Drive로 sync 되게 해놓습니다. 에버노트 노트는 나중에 사안별로 합치거나 수정할때 활용하고 구글 Drive는 백업 및 협업,공유로 활용할수 있지요.

버릴건 과감히 버려야 된다. 버려야 남은 것들을 정리하기가 편하다. 다시 보는데도 시간이 소요된다

자신에게 익숙한 방법이 가장 효과적인 방법이다. 하지만 좋은 원칙을 알고 그것을 습관화하면 그 다음 단계로 발전이 가능하다.

가장 유의할 점은 변화하다 멈추는 것. 기존 습성도 남아있고 새로운 방법도 진행되어 혼란이 가중된다. 기간은 짧게.  할수있는 만큼만 조금씩 적용하는 것도 방법이다.

이 일을 하지 않으면 무슨 문제가 있는가? 서서히 변화 하거나. 서서히 죽어가거나.

늦었을까? 지금이 내 인생에서 가장 젊은 시기 아니던가.

관련글

Zero Work 특집 #정보관리

Zwork 에서  ework로 명칭이 변경되었습니다. (개인 생산성을 위한 Zero Work, 팀협업을 위한 Energy Flow 로 구분되었습니다. 8/31) 빨리 하는 것보다 전체 에너지를 고려해서 하는게 중요하더군요. Zwork에서 정보관리로 연재되었던 글을 다시 정리해서 소개합니다. 중복되거나 유사한 글은 합쳤습니다. (링크글 하부에 같이 있습니다) 또한, 정보처리 단계별 – 정보의 수신, 저장, 찾기 및 분석을 기본으로 하고 정보구독(읽기) 및 분류 공유로 구분하였습니다.

  1. 수신(메일) #ZWork: 여러 계정의 Mail을 한군데로 모으는 방법(통합)
  2. 수신(분류) #ZWork: Gmail Label 관리하는 법, 숨겨진 Label 찾는 법 그리고 Tips
    .
  3. 저장(협업) Cloud #ZWork: Cloud를 직업 및 개인별로 적용한 사례
    .
  4. 찾기(검색) #ZWork: 검색 Tip 12가지
  5. 분석(Trends, 상관관계) #ZWork: Google Trends,Correlate 사용하기
    .
  6. 읽기(받아서) RSS #ZWork: RSS 기초
  7. 읽기(찾아서) Alert #ZWork: 관심주제에 대해서 자동으로 검색결과를 보내준다: 구글 알리미(alerts)
  8. 읽기(나중에) #ZWork: Read It Later(Pocket)
  9. 분류(공유) #ZWork: Delicious 가입방법, 사용법 및 주요특징

(Evernote Notebook으로 보기)

Chrome 1st extension

  1. 전부 지우고 새롭게 세팅하거나 구글 크롬을 처음 사용하시는 분들게 조언들 드리면 어떤것들이 반드시 필요한지 정리가 되더군요. 아래 목록은 그렇게 정리된 크롬 익스텐션 에센셜입니다.

    긴 url 주소를 단축시키고 공유하기: 설치된 익스텐션에서 마우스 우클릭하면 옵션을 선택할 수 있습니다. 옵션에서 트위터, 페이스북, 텀블러… 여러서비스를 연결 할 수 있습니다.  거의 대부분의 서비스를 연결해서 사용할 수 있으나 아래에 있는 익스텐션들은 익스텐션별 장점이 있어서 별도 설치해서 사용합니다.
  2. RSS 구독하기 : RSS를 제공하는 서비스인지 제공하지 않는 서비스인지 구분도 가능합니다. 본인의 블로그를 제일 먼저 구독해보세요.(블로그 가장 빠르고 스마트하게 만들기)
  3. 웹페이지 정보 Clip 하기: 기사,url, 전체등 옵션을 선택할 수 있으며 관련된 노트북도 지정할 수 있습니다.
  4. 광고없이 내용만 보고 싶을때
  5. 나중에 읽기: 웹페이지를 광고없이 보고자 할 때도 유용하죠. Pocket 익스텐션도 있으나 이 서비스가 옵션이 다양합니다. (자료를 Clip하는 방법들에 대한 총정리)
  6. 아래는 좀 더 효과적으로 할 필요가 있을때 추가로 설치하는 내용입니다.
  7. Goo.gl 만 써도 되지만 필요한 내용을 Drag 하고 bit.ly를 쓰면 선택된 내용이 메모로 자동 붙습니다. 몇개의 단축메뉴를 Stack으로 구성하는 것도 가능합니다.
  8. goo.gl에 옵션이 있으나 마찬가지로 선택된 내용이 본문으로 자동으로 붙습니다. 옵션으로 반복되는 머리글을 지정할 수도 있습니다.
  9. 관련링크: 2011. 11월 작성했던 참고글

For New @Evernote Users

초보사용자를 위한 목차를 만들었습니다. 제가 가르친다면 어떻게 가르칠까 생각해봤죠. 아래 순서대로 해보시고 대부분 아신다면 중급으로 넘어가셔도 됩니다.
  1. 기초
    1. Note 만들기 – Mobile, Chrome
    2. Notebook 만들기
  2. Notebook 구분하기
    1. 보관(Archive)
    2. 쓸글(Someday)
    3. 그리고 현재(Inbox)
  3. 컴퓨터에 Evernote 를 설치해서 활용하기
    1. 검색법
    2. 단축키 액기스(생성 / 동기화등)
    3. 노트의 이동
    4. 태그의 이동, 분류
    5. Stack
  4. 정보관리의 분류
    1. 구분: 쓸일, 할일, 기록
    2. 쓸일
    3. 할일
    4. 기록
  5. Evernote Tips sss
궁금하신 사항은 댓글로 남기시면 됩니다. 중급사용자를 위한 목차 : Chrome + 연계사용에 관한 내용입니다.

Cloud Storage 어떤것을 선택할 것인가

Google Drive 가 적용되면서 Tree 구조를 기본으로 하게되었습니다. Dropbox 와 병행해서 사용이 가능하게 되었지요.
중간결론
  • 내부협업: Google Drive 폴더 공유해서 사용합니다.
  • 외부협업: 성과물, 수발신을 Dropbox에 저장해서 연계 사용합니다.
  • 참고서비스: Box.net , CX, Pogoplug, Minus, ge.tt 등

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