구글드라이브 공유폴더 sync 설치방법

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구글드라이브 공유받음 폴더 컴퓨터 sync 설치방법

  1. 구글드라이브 공유폴더에서 강호폴더를 내 폴더로 가져온다.

  2. 기본 브라우저를 크롬으로 설정한다.

  3. https://www.google.com/drive/download/ 에서 좌측 Personal 에서 Backup and Sync 하단 다운로드 설치한다.

  4. (옵션) 업로드 폴더는 설정해도 되고 안해도 된다.

  5. (옵션) 원하는 폴더(강호폴더)만 Sync 한다.

문서정리 in Cloud Service

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문서는 PDF 파일을 기본으로 관리합니다. 용량이 크지 않고 버젼관리가 가능합니다. PDF 파일 관리는 Google Drive를 기본으로 쓰고 Dropbox는 Project 단위로 진행중인 사항이나 옵션으로 사용합니다.

용량이나 가격에 대한 비교는 구글링하면 대부분 나오지요. (검색글) 검색에 나오지 않는 비교점을 포함했습니다.

  1. 안드로이드 폰의 확산으로 구글계정은 대부분 가지고 있습니다(본인 Gmail과 password를 모른다는 단점이…)
  2. 문서는 Google Docs로 협업하고 문서이외의 파일(CAD 파일등)은 Dropbox로 협업하면 편합니다.
  3. 개인중심으로 cloud 관리하기에는 구글 drive, 탐색기에 놓고 협업하기에는 Dropbox가 좋습니다.(구글 Drive는 pdf 각 문서별로 권한 조절이 가능하고 Dropbox는 폴더 단위로만 가능)
  4. Dropbox에 넣어놓은 pdf 가 한글인 경우 글자 깨짐 현상이 보이는 경우가 있습니다

유료를 쓴다면 우선 구글drive 그리고 Dropbox를 추천합니다. 그외 다른 서비스들과의 연계성은 Dropbox를 능가하기가 어렵지요. (http://ifttt.com/channels 에서 Dropbox는 연계가 되지만 Google Drive는 연계가 안됩니다 되는군요.)

  1. 둘다 클라우드 문서 첨부서비스 https://attachments.me/ 와 연계됩니다.
  2. 둘다 http://hojoki.com/ 와 연계가 가능합니다.

다른 클라우드 서비스들(ucloud, naver, daum, CX, Minus, ge.tt, Large등)을 비교해봤으나 결국 구글Drive, Dropbox로 정리(에버노트와 box.net 으로 보완)되더군요.

P.S box.net 도 Dropbox와 Google Drive 처럼 컴퓨터 탐색기에 위치가 가능해서 추가로 사용하고 있습니다. 에버노트도 탐색기 폴더에 파일을 올려놓으면 sync되는 방식을 따라가면 매우 편하겠더군요.

서류정리 및 Cloud 연계 Tips

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서류는 지정된 장소에 파일링 하고 관계자가 상시 조회할수 있도록 정리하는게 제일 이상적이기는 하나 서류의 양이 많거나 일정이 바쁜 경우는 정리하기가 쉽지 않습니다. 더구나 오프라인으로 문서 수신, 발신해야 하는 경우는 처리속도보다 쌓이는 속도가 많은 상황이 되기고 하고, 결재를 돌리는 경우 어디쯤 결재서류가 가고 있는지 때론 분실되거나 누군가의 책상아래에서 숙성되는 경우도 발생합니다.  단계별로 서류를 정리하는 법을 알아보겠습니다. 이는 에버노트, 구글Drive, Dropbox등 Cloud 업무시 노트북, 폴더 구분의 기본이 되기도 합니다.

  • STEP1 수발신을 하나의 파일로 관리 – 시간대별로 전부 한곳에 (Inbox)
    A4 문서를 기본으로 펀치해서 파일링 하는 것을 추천합니다. 크게 출력해야 하는 도면이 많다면 A3 바인더로 통일하는 것도 좋습니다.(A3가 다시 보기에 불편하기는 합니다) 어느쪽이든 합치는 것을 권장하나 기본문서는 A4, 도면은 A3(물론 A3에 붙은 갑지는 같이 관리)로 관리하는 것을 권장합니다.  A3에 붙은 갑지 사본을 A4에 놓는 것도 좋으나 혼동의 우려가 있으며, 어느쪽이든 한곳에서 전부 처리하는게 낫습니다.(디지탈 문서가 아니므로 SYNC 개념을 적용시 중간중간 이빨 빠지는 것처럼 누락되기가 쉽습니다.)
  • STEP 2 반복되는 문서, 양식등을 클리어파일로 관리(Form)
  • STEP 3 처리완료된 사항은 부서함으로 이관, 파일링
    솔직히 “3번째 이관하기” 가 제일 어렵습니다. 스캔 활용하는 것이 대안입니다. 서류가 접수되면 스캔해놓고 결재돌리고, 서류가 결재나면 스캔해놓고 발송합니다. 결재중 분실되거나 다른 사람이 파일을 가져가서 잊어버리거나 하는 경우라도 대응이 되지요. 그리고 클라우드 문서관리로 연계가 가능해지기 시작합니다.
  • STEP 4 반복되는 업무나 Project 로 시작되는 업무는 STEP 1 파일에서 구분하기 시작한다(Project)
  • STEP 5 오프라인 파일을 온라인 문서체계와 연계한다.

위의 단계대로 했다면 개인에게는 하나의 파일(STEP1=Inbox), 클리어파일(STEP2=Form), 구분된업무(STEP3=Project) 가 됩니다. STEP 3에서 생성된 파일은 여러개가 될 수도 있겠지요.

STEP1, 2,3 각각의 오프라인 파일명과 동일한 컴퓨터 폴더를 생성합니다. 그리고 스캔된 파일을 동일한 컴퓨터 폴더에 넣습니다. 그리고 각자활용하는 클라우드 서비스에 따라서 에버노트 노트북을 Inbox, Form, Project 로 구분해도 되고, 구글 Drive나 Dropbox 폴더로 구분해서 놓아도 됩니다.

추천하는 방법은 에버노트 노트북에 노트를 생성해서 pdf를 업로드 하고 그 pdf를 컴퓨터 폴더에 한곳에 모아놓습니다. 그 컴퓨터 폴더는 구글Drive로 sync 되게 해놓습니다. 에버노트 노트는 나중에 사안별로 합치거나 수정할때 활용하고 구글 Drive는 백업 및 협업,공유로 활용할수 있지요.

버릴건 과감히 버려야 된다. 버려야 남은 것들을 정리하기가 편하다. 다시 보는데도 시간이 소요된다

자신에게 익숙한 방법이 가장 효과적인 방법이다. 하지만 좋은 원칙을 알고 그것을 습관화하면 그 다음 단계로 발전이 가능하다.

가장 유의할 점은 변화하다 멈추는 것. 기존 습성도 남아있고 새로운 방법도 진행되어 혼란이 가중된다. 기간은 짧게.  할수있는 만큼만 조금씩 적용하는 것도 방법이다.

이 일을 하지 않으면 무슨 문제가 있는가? 서서히 변화 하거나. 서서히 죽어가거나.

늦었을까? 지금이 내 인생에서 가장 젊은 시기 아니던가.

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