클라우드 협업관리에 대하여

마인드 세팅

  1. 파일첨부에서 링크로
  2. 클라우드 문서의 시점별 보관
  3. 보관과 백업의 구분

문서 작성

  1. 구글문서: 워드형식 (줄바꿈 tip)
  2. 구글스프레드시트 : 체크리스트 (변경알림, 시트보호, 조건부서식), 공정표
  3. 링크 & 루프 (Link & Loop)

문서 활용

  1. 구글드라이브 폴더권한(타겟방식)
  2. 링크권한(공개/링크소유/보기, 코멘트,편집)
  3. 크롬 시크릿창의 활용

통합

  1. 사이트생성 : 구글문서, 스프레드시트 통합 (하감사 사이트)
  2. 사이트내 페이지 생성: 직원용, 협력사용 (영문제목으로 먼저설정, 사이즈 드래그로 조절)
  3. 원드라이브(권한부여 및 승인, sync) vs 구글드라이브
    cloud

원칙들

  1. 완성을 향해 가는것
  2. 자신의 지식이 쌓이게 된다는것
  3. 타인 작성 최신 내용알게 된다는것, 건너가는 질문은 없애고 직접 확인하게
  4. 코칭,멘토링 할때도 진행내용 알게 되어 삽질 예방가능(만들고 공유하는 예전방식에서 공유해서 만들어가는 방식) (인계, 체크리스트, 배운것 메모, 행아웃)
  5. 서로 얼마나 오픈하고 공유할수 있는 분위기, 문화가 성패의 키.

윈도우용 프로그램들

업무용으로 윈도우OS 컴퓨터를 사용하고 있다. 맥을 쓸 수 있다면 좋겠지만 회사ERP에 접속하기 위해서는 익스플로러가 필요하고, Excel이 주는 장점들 – MAC용 Excel은 그 기능과 인터페이스가 다르다 – 이 있기 때문이다.

컴퓨터 관리를 잘 하고 있다고 생각했지만 점점 컴퓨터가 느려지더니 포맷이나 교체를 해야할 상황에 점점 봉착하고 있다. 부팅이 바부팅이가 되고 있고, 블루스크린도 종종 만나게 된다.

맥처럼 타임머신 백업이 있는 것도 아니고, 로그인으로 복원이 완료되는 것도 아니어서 어떤 프로그램을 쓰고 있는지 메모차 남겼다. 메모로 시작해서 MAP으로 발전하긴 했지만, 새 컴퓨터를 사용하게 되더라도 저 프로그램들은 다시 사용하게 될것이다.

분류

  1. 기본업무용 Office (특별히 Excel)와 익스플로러
  2. 주로 사용하는 Cloud 서비스들: Dropbox, Google 서비스 대부분.
  3. 커뮤니케이션 및 협업용 Slack, RSS가 되는 다양한 서비스, 그리고 서비스간 자동화를 하는 IFTTT
  4. 초안, 보고서, 글쓰기를 위한 Scapple1, X-mind2, Scrivener, MarkdownPad23
  5. 기타 사진(Picasa4), 사진수정(Skitch), 컴퓨터관리(CCleaner)

그리고 은행인증서, explorer 즐겨찾기, 엑셀매크로는 별도 백업해놓아야 한다.

😎 맥에 비하면 참 간소하다. 참고글: 백투더맥 블로그 방문자가 선정한 2015년 최고의 Mac 앱 100선 :: Back to the Mac 블로그


  1. Scapple, Scrivener는 MAC용과 Window용 둘다 구매 
  2. X-mind 는 OPML 파일을 지원하지 않지만 iOS용 Mindmap(iThoughts)을 쓰면 OPML-Mindmap 파일의 상호 Sync가 가능하다 
  3. 윈도우에는 쓸만한 Markdown Editor가 부족하다. MarkdownPad2가 몇가지 써본중 가장 나았다. 
  4. Picasa는 이제 없어졌다. Skitch는 지금 업데이트가 중단된 것으로 알고 있다. 

Photo files hack

사진관리

사진이 자동백업되기 시작하면서 저장이 쉬워졌다. 무제한 또는 무제한에 가까운 저장서비스들 덕분에 여러군데에서 사진을 감상하기는 쉬워졌지만 그 중복에 따른 시간낭비가 부작용으로 발생되고 있다. 디지탈 사진이라는 것이 복제가 쉽고 관리가 쉽지만, 중복이 시간을 갉아먹고 한순간에 사라지기 쉬운 속성도 가지고 있다. 사진을 어떻게 관리하면 좋을지 알아보자.

사진저장 서비스별 특징

  • 구글+ Pixel 2048 이하 무제한 백업을 제공한다. 일반 생활에서는 이정도면 충분하다.
  • Dropbox 사진 자동업로드를 설정하면 스마트폰에서 찍은 사진이 탐색기에서 볼 수 있다록 쉽게 동기화 된다. 파일명이 시간으로 되어있어 시간관리에도 도움이 된다. 용량은 3기가가 한계
  • Picasa 구글서비스로 사진관리하기에 좋다. 사람들이 익숙하지 않은 단점외에는 그다지 흠잡을데 없다.
  • Mac 에서는 iPhoto가 기본으로 제공된다. Event별 사진을 저장하고 감각적으로 다시 감각하기에 좋다.
  • Flickr 유료를 쓰면 무제한이 가능하고 사진관리에는 이만한 서비스가 없다. 현재 1TB를 기본으로 제공하기 때문에 거의 무제한이다.(안드로이드에서 설정을 무분별하게 불필요한 사진의 용량을 크게 설정하는 테러만 저지르지 않으면 부 계정을 만들어가면서 쓸 수 있다)
  • Tumblr 에서 사진을 관리하는 것도 괜찮기는 하나 블로그 서비스라는 것이 언젠가는 망할수도 있기 때문에(Flickr 나 Tumblr나 같은 Yahoo 서비스다)
  • Facebook을 사진관리용으로 쓸수도 있지만 뭐 제외한다.

사진의 종류

  • 행사, Event : 가족, 회사, 개인
  • 자료 : 블로깅, 책등 글을 쓰기 위한 사진.
  • 작품 : 사진 그 자체가 작품인경우
  • 기록 : Log를 기록하기 위한 사진

단계

  1. 사진을 촬영한다.
  2. Wifi 지역에 가면 Dropbox 와 Google+ 로 자동 Sync 된다.
  3. 컴퓨터에 케이블을 연결하면 Dropbox 파일은 누락됨이 없이 전부 컴퓨터로 넘어온다. Google+ Instant Upload로 사진이 전부 업로드된것을 확인하면 스마트폰에 있는 사진은 전부 지워도 된다. 컴퓨터와 구글+ 양쪽에 사진은 전부 있다.
  4. Google+ 에 있는 사진은 자동으로 Highlights 된다. 그 곳에 있는 사진만 잘 선정해도 본인을 위한 사진일기가 충분히 된다.
  5. 컴퓨터에서 Autobackup을 설정하면 캡춰화면도 자동업로드 된다. 사진과 스크린샷을 섞어서 StackEdit로 글을 쓴다. 특별한 Event가 있는 경우는 몇장 골라서 Tumblr나 Blogspot등 블로깅을 하기도 한다. 

Google+ 에 업로드된 사진을 활용해서 4번에서는 개인사진일기를 만들었고, 5번에서 공유할 사진을 포스팅했다.
  6. 컴퓨터에 있는 사진은 Picaca를 활용해서 폴더별로 구분하고 대분류로 Collection을 둔다. Collection은 대분류로 상기 사진의 종류로 설정하면 된다. Event, 자료(책장), 작품 으로 분류한다. 기본 폴더는 기록.
  7. 사진의 편집, 재그룹을 통한 포스팅에서는 Picasa에서 Exporting 한다. Exporting 하는 폴더를 Google+ Autobackup 으로 설정하면 자동 업로드된다. 역시 Stackedit를 통해서 포스팅

google+

참고사항

  1. Flickr 나 iPhoto 는 특별한 Event 앨범을 만들기 좋다. 컴퓨터와 Google+ 양쪽을 기본으로하고 두가지를 덧붙였다. Flickr는 Web으로 공유가능하다는 장점이 있고(Google+로 별도 앨범을 만들어도 되지만), iPhoto는 slideshow가 미려하다는 장점이 있다.
  2. 공개정도에 따라 순서를 나열하면 블로그 – Flickr – Google+ – Computer(Dropbox,Picasa) – iPhoto 가 되겠다.
  3. 화면을 캡춰한 상태 그대로 쓰면 용량이 크다. Export해서 사용하면 주제별 폴더분류도 자동으로 되고(제일 앞에 분류 글을 놓으면 좋다)용량도 줄어든다.

결론

  1. 사진은 컴퓨터에서 Picasa를 기본으로 관리한다.
  2. 혹시 사라진 사진이 있다면 Google+ 에서 찾으면 된다. Picaca에서 다운로드도 된다.

 

😉 글로 설명되어 있으니 꽤 어려워 보인다. 더구나 설명하고 나니 StackEdit 연동이 계속 오류난다.

Tab,Tag & Tree

클라우드 환경이 되면서 즐겨찾기, Tab의 개념이 바뀌었다. 자주보거나 필요한 자료를 읽는 url에 불과했다면 이제는 하나의 프로그램과 문서가 되었다. 구글크롬=바탕화면, 즐겨찾기=프로그램,  Tab=바탕화면 아이콘의 공식이 성립한다.  Inbox에서 Todo를 관리하듯 크롬에서 Tab관리하는 것도 기술이 필요하다. 기본은 한번에 한가지씩 하는것, 응용은 관련된 자료를 하나로 묶는 기술이다.

자료를 정리하는 것도 조금 달라지는데 윈도우 탐색기 기반은 Tree 구조로 정리했다면 클라우드 방식은 Tag 기반으로 자료를 정리하게 된다. 그런데 이 Tag 기반이라는게 익숙치 않아서 모든 자료가 있는것 같으면서도 있지 않은 상황을 유발한다. 관련된 자료를 날줄로 엮는데는 용이하나 MECE적인 관점에서 보면 어떤건 너무 많고 어떤건 구멍뚫려있는 경우를 발견하게 된다.

글을 쓰거나 업무를 처리함에 있어서 Tab을 관리하고 Tag를 친숙하게 이용하는 것은 개인이 신경써야 하는 부분이지만 Tree 구조를 보완하는 유용한 유틸(구글크롬 익스텐션)이 발견되어 소개한다.

[소개영상]

😐 얼마나 반가운지 이렇게 포스팅까지 하게 되었다. 어떤 도구든 쓰기 나름이긴 하지만.

[관련글] On Clouding Well | #eWord.

CloudMagic

클라우드 서비스가 많아지면서 그 클라우드 서비스를 한데 엮어주는 서비스도 제공되기 시작했다. Hojoki, ZeroPC 가 있었는데 Cloudmagic은 그 서비스내에서의 검색을 용이하게 해준다.

CloudMagic – a better life with every search. / Evernote Blog | Evernote Pick: CloudMagic.

에버노트도 사업용 솔루션 출시:  에버노트(Evernote), 중소기업용 솔루션 ‘Evernote Business’ 국내 출시 – Platum.

강조하는 문장으로 서비스의 성격을 가늠해 볼수 있다.

  1. 다 함께 지식 구축(Build knowledge together)
  2. 모든 콘텐츠 캡쳐 및 공유(Capture & share everything)
  3. 다른 사람들의 지식 검색(Discover what others know)

가격은 1인당 월 12,000원(KRW12000/user/month)

😐 위에 나열된 3가지로 고객이 선뜻 사용하게 하기에는 부족해 보인다. 사실 에버노트가 강력한 이유는 메모에 있지 않다.  OS가 될 수 있다는 점이다. 에버노트가 성공할 것인가. 에버노트를 빨리 따라잡는 어떤 회사가 성공할 것인가.

Box.net Sync

Dropbox에서 탐색기파일- Cloud Sync를 처음 시작하였으나 이제는 Google Drive 와 Box.net 에서도 가능하다.  Box | Simple Online Collaboration: Online File Storage, FTP Replacement,Team Workspaces.

  1. 다른 서비스들도 물론 되는 서비스들이 있긴 하지만 이 세가지 서비스가 가진 장단점을 능가하는 다른 서비스를 보지 못했다.
  2. Naver, Daum,Ucloud들이 대용량을 제공한다고 이야기하는 사람도 있지만 그 서비스들은 Cloud 서비스라기 보다는 Online Storage를 제공할 뿐이다.

어쨌든, Dropbox 는 Camera Upload만 사용하고 나머지는 사안이 마치면 비우는 용도로 쓰고 Google Drive를 Main으로 쓰고 있었는데 자료를 공유하는데 있어서는 Box.net에서 보여주는 기능이 상당한 부분이 있어서 Box.net도 설치해보고 말았다. 기존 회사들은 MS Office 문서에서 벗어나기 어려운게 현실이므로 Box.net을 활용해보는 것도 추천할만하다.

On Clouding Well

클라우드라는 개념은 신뢰성이라는 측면에서는 아직 부족한 게 사실이다. 아마존 웹서비스가 중단되면 아마존을 이용하는 웹서비스에 접근할 수 없는 건 물론이고 그 안의 데이터도 확인할 길이 없다. 하지만 클라우드 서비스의 중요성은 더욱 강조되고 사용자들은 더욱 의존하게 될 것이다. 안정적인 디지털 허브는 과연 무엇일까. 클라우드 시대에 사용자로서 알아야 할 것은 백업, 그리고 백업이다. (백업 또 백업, 공개 여부 체크, 필요할 땐 미리 다운로드, 디자인이 중요한 문서는 금지, 비밀번호는 모두 다르게, 써드파티 앱은 신중히) – 클라우드 시대에서 살아남기 | 슬로우뉴스.

클라우드 서비스는 데이타를 한곳에서 사용하게 되는 장점이 있다. 하지만 백업을 생각하지 않으면 어느순간 낭패를 당하기 쉽다. 클라우드 서비스 하나를 쓰고 컴퓨터에 백업을 잘하면 좋으나 컴퓨터 하나도 정리가 안되고 클라우드 서비스도 각기 장단점이 달라서 어떤것 하나로 특정하기 어렵다. 제로PC와 같이 클라우드 서비스를 하나로 묶어주는 서비스도 있지만 클라우드 서비스의 미묘한 느림도 싫은데 두번 거쳐가면 속도가 느려지지 않을까 괜한 우려를 해본다.

여러 서비스를 접할때 파일 및 폴더를 정리하는 방법을 알아본다. 세가지만 알면 된다.

  • 1. 모든 정리는 Scan and Pick, Delete, Archive 3단계로 이루어진다.
  • 2. Tree 구조를 잊고 사용하면서 분류한다. Main 하나를 제외하고 나머지는 비운다. 그래야 안 망한다. 아무리 줄여도 클라우드와 로컬 스토리지(컴퓨터)하나 두개는 있다. 줄이는 미덕은 강조해도 지나치지 않다.
  • 3. 파일명 자체가 정리와 검색이 되도록 한다. 단, 너무 길면 불편하다. 파일명 자체가 검색 태그라고 생각한다.

[새로운 서비스를 시작할때는 모두 아래와 같은 원칙을 적용한다. Google Drive, Dropbox , Evernote, Box.net, 심지어 윈도우 폴더분류시 사용해도 된다]

  • 1. 한개의 폴더(Inbox, Notebook)에 모은다.
  • 2. 파일명: 날짜(6자리)+제목+관계자
    Revision이 필요한 내용, 계속 이어지는 내용은 제목 + 관계자 + 날짜(버젼이된다)
  • 3. 보관(Archive) Folder를 만든다 – 무조건 이동하게 하는것도 괜찮다.
  • 4. 보통 보관폴더를 만들때 두가지로 나뉜다. 배움개인쓰기. 그리고 Work – Main 과 Sub(Someday)두가지다.
  • 5. 주제가 반복되면 태그를 부여하고 별도 관리가 필요한 경우 새로운 폴더(Project, Notebook)를 생성한다.하지만 완료되면 보관(Archive로 들어간다) 큰 축은 Inbox, Main Archive, Sub Archive
  • 6. 한개의 Main 클라우드 서비스에는 Inbox, 보관, 배움쓰기개인 3개의 분류가 되고 추가로 진행중인 프로젝트 분류가 있다. 프로젝트는 3개를 넘기지 않도록 범주화 해서 관리한다. 동시에 여러일을 하려하면 할수록 동시에 망할뿐이다.
  • 7. 예제) 진행중(Inbox), 보관(Archive), 배움쓰기개인(Someday)를 Google Drive로 Main Sync 하고 Dropbox, Box.net을 Sub로, Evernote는 보조서비스로 활용하고 있다.

관련글: 문서정리 in Cloud Service « #eWord.
서류정리 및 Cloud 연계 Tips http://wp.me/p1YuHy-ev

😐 저도 쉽게 되지는 않았습니다만.

Fetchnotes

메모 서비스 http://www.fetchnotes.com/

  1. 클라우드 기능을 지원한다.
  2. 빠르다.
  3. 검색도 빠르다.
  4. 본문에 # 를 사용해서 tag 지정 및 @ 를 사용한 사람지정이 된다. (해쉬태그 한글은 인식안함)
  5. Box.net, Evernote 를 통한 백업 및 Txt 내려받기도 지원한다.
  6. 각 메모 card 별로 대부분의 Cloud 및 소셜과의 연계 attach가 가능하다.
  7. 카드 우상단에 있는 휴지통을 잘못눌러서 삭제되면 복구할 방법이 없다. 아직 베타 아닌가.
  8. (12/9 Update) 컴퓨터에서 기록한 사항의 sync는 잘되나 Smart Phone에서 메모한 사항의 Sync는 불안정하다. 처음 Loading 시간도 길다. 모바일에서 메모는 Squarespace가 더 낫다. 우선 Fetchnotes는 카드 분류 서비스로 활용하기로 했다.

6개월전에 한번 봤을 때는 좀 부족해 보였는데 많이 보완되었다.  메모를 즐기는 사람에게 이 이외에 무엇이 필요하겠나.(7번은 조심)

출처: 서울비 블로그 :: 이것저것 링크(2012년 12월 06일 ).

덧붙여 또하나의 메모앱(Fetchnotes는 메모카드별 분류에 좋고 그냥 남기기는 Squarespace 가 낫겠다 사용 point는 스마트폰에 있는 메모는 최대한 비우는 것)

Squarespace Note — 아이폰에서 초기구동속도가 빠르고 바로 깔끔한 흰 바탕에 커서 깜박이는 모드로 시작해서 당장 떠오르는 거 적기 좋은 메모/노트앱. 간편하게 손으로 미는 동작만으로 이메일,트위터,페이스북,드롭박스,에버노트로 전송. via  서울비 블로그 :: 이것저것 링크(2012년 11월 02일 ).

Setting Private Cloud

Dropbox로 주요파일을 백업해서 사용(130GB)하고 있는데. 백업용 파일을 빼면 주로 쓰는 파일은 30GB로 소화가 가능할 것같다. 그렇다면 Dropbox 유료대신에 다른 것을 써볼까.

p.s 보안 및 백업도 중요하겠지:  클라우드 서비스 철통 암호화 백업(대두족장 놀이터) – 상당히 어려운….

 

결정시간은 12/5 까지