Organize images

사진관리하는 방법 – 컴퓨터 숙련도 단계에 따른(Window 사용자를 위한)

[1단계]

  • 찍을때 해상도를 적당히 세팅한다. 일반 기록용 사진은 해상도 1028이면 된다. 괜히 용량 크면 관리하기도 힘들다. 1028 해상도면 충분하다.
  • 사진은 이벤트 단위로 폴더별로 정리한다. 폴더 이름은 날짜+설명.
  • 폴더안에서 사진을 전체 선택한 다음 첫파일의 이름을 바꾼다. ex) 0903   – 이름별 연번이 자동으로 생성된다.

[2단계]

  • Picasa를 사용한다. 사진별 검색장소는 바탕화면, 내문서중 내그림만 선택한다. 옵션에서 png도 같이 검색하게 만든다. 이메일 발송시 해상도를 480에서 1028로 올린다.

[3단계]

  • 컴퓨터에 폴더 단위로 있는 사진을 그때 그때  Flickr에 업로드 한다.  최종적으로 : 컴퓨터에 있는 사진폴더는 평소 활용, Back up 사진이 되고 Flickr에 있는 사진들은  Cloud로 다양하게 활용이 가능하다.

후기

  1. Mac사용자라면 iPhoto를 쓰면 된다. Mac용 Picasa 도 있다.
  2. Flickr(Wikipedia)에 Yahoo 가 이상한 변화를 주지 않기를 바랄뿐. 아이폰(아이패드)용 추천앱은 Flickstacker
  3. 스마트폰이든 디지탈 카메라든 사진을 관리하는 가장 좋은 방법은 매일 사진을 비우는 것이다. 한 곳(컴퓨터)에만 있으면 된다.(해당 폴더를 Google Drive 나 Dropbox 폴더에 Sync 되게 놓는것도 방법) 사진이 중복되어 있으면 어디에 있는게 원본인지 헷갈린다. 수많은 복사본만 양산할 뿐이다.
  4. 참고글: PC에 있는 사진을 아이패드로 옮기는 법 « Live & Venture
  5. 이전글: 사진을 Cloud로 쉽게 관리하는법 « #eWord : 이 방법도 좋기는 하는데 처음 익숙해지기 어려운 점이 있다. 본 글을 우선으로 하고 링크된 글은 Tips으로 읽어보는게 낫겠다.
  6. 덧붙여: 구글 사진업로드에 대한 Detail한 사항들(Picasa,G+,Blogger,Sites) « #eWord

Insert Link

MS 오피스 문서(엑셀,워드,파워포인트) 및 PDF 문서를 구글문서에 링크하는 방법을 알려드립니다.

  1. 구글크롬에서  Gmail에 접속합니다. 상단부에 있는 구글문서(또는 Drive)를 클릭하면 구글 문서도구함(또는 Drive) 탭이 열립니다.
  2. 탐색기에서 업로드할 파일을 선택해서 크롬(구글 문서도구함 탭)에 Drop합니다.
  3. 문서변환여부를 묻는 질문에는 변환으로 선택합니다(다시 묻지 않음을 체크합니다)
  4. 우측하단에서 구글문서로 변환 되는 모습이 보입니다. 변환이 완료되면 문서목록상단에 변환된 문서 파일명이 보입니다.
  5. 해당 문서를 클릭하면 새로운 탭으로 열립니다. 새로운 탭에서 우측상단에 “공유”를 누릅니다.
  6. 문서권한이 나오면 “변경”을 누르고 가운데에 있는 “링크가 있는 사용자에게 공개”를 선택하면 상단부에 URL이 나옵니다. (권한은 “Comment 가능”을 선택합니다)
  7. 나오는 URL을 원하는 문서에 링크합니다.

참고글: 링크 삽입 – Google 문서도구 도움말

클라우드 자료관리의 시작은 링크를 관리하는 것

p.s  ‘참고(參考)’는 ‘살펴서 생각함’ 또는 ‘살펴서 도움이 될 만한 재료로 삼음’이란 뜻, ‘참조(參照)’는 ‘참고로 비교하고 대조하여 봄’

서류정리 및 Cloud 연계 Tips

서류는 지정된 장소에 파일링 하고 관계자가 상시 조회할수 있도록 정리하는게 제일 이상적이기는 하나 서류의 양이 많거나 일정이 바쁜 경우는 정리하기가 쉽지 않습니다. 더구나 오프라인으로 문서 수신, 발신해야 하는 경우는 처리속도보다 쌓이는 속도가 많은 상황이 되기고 하고, 결재를 돌리는 경우 어디쯤 결재서류가 가고 있는지 때론 분실되거나 누군가의 책상아래에서 숙성되는 경우도 발생합니다.  단계별로 서류를 정리하는 법을 알아보겠습니다. 이는 에버노트, 구글Drive, Dropbox등 Cloud 업무시 노트북, 폴더 구분의 기본이 되기도 합니다.

  • STEP1 수발신을 하나의 파일로 관리 – 시간대별로 전부 한곳에 (Inbox)
    A4 문서를 기본으로 펀치해서 파일링 하는 것을 추천합니다. 크게 출력해야 하는 도면이 많다면 A3 바인더로 통일하는 것도 좋습니다.(A3가 다시 보기에 불편하기는 합니다) 어느쪽이든 합치는 것을 권장하나 기본문서는 A4, 도면은 A3(물론 A3에 붙은 갑지는 같이 관리)로 관리하는 것을 권장합니다.  A3에 붙은 갑지 사본을 A4에 놓는 것도 좋으나 혼동의 우려가 있으며, 어느쪽이든 한곳에서 전부 처리하는게 낫습니다.(디지탈 문서가 아니므로 SYNC 개념을 적용시 중간중간 이빨 빠지는 것처럼 누락되기가 쉽습니다.)
  • STEP 2 반복되는 문서, 양식등을 클리어파일로 관리(Form)
  • STEP 3 처리완료된 사항은 부서함으로 이관, 파일링
    솔직히 “3번째 이관하기” 가 제일 어렵습니다. 스캔 활용하는 것이 대안입니다. 서류가 접수되면 스캔해놓고 결재돌리고, 서류가 결재나면 스캔해놓고 발송합니다. 결재중 분실되거나 다른 사람이 파일을 가져가서 잊어버리거나 하는 경우라도 대응이 되지요. 그리고 클라우드 문서관리로 연계가 가능해지기 시작합니다.
  • STEP 4 반복되는 업무나 Project 로 시작되는 업무는 STEP 1 파일에서 구분하기 시작한다(Project)
  • STEP 5 오프라인 파일을 온라인 문서체계와 연계한다.

위의 단계대로 했다면 개인에게는 하나의 파일(STEP1=Inbox), 클리어파일(STEP2=Form), 구분된업무(STEP3=Project) 가 됩니다. STEP 3에서 생성된 파일은 여러개가 될 수도 있겠지요.

STEP1, 2,3 각각의 오프라인 파일명과 동일한 컴퓨터 폴더를 생성합니다. 그리고 스캔된 파일을 동일한 컴퓨터 폴더에 넣습니다. 그리고 각자활용하는 클라우드 서비스에 따라서 에버노트 노트북을 Inbox, Form, Project 로 구분해도 되고, 구글 Drive나 Dropbox 폴더로 구분해서 놓아도 됩니다.

추천하는 방법은 에버노트 노트북에 노트를 생성해서 pdf를 업로드 하고 그 pdf를 컴퓨터 폴더에 한곳에 모아놓습니다. 그 컴퓨터 폴더는 구글Drive로 sync 되게 해놓습니다. 에버노트 노트는 나중에 사안별로 합치거나 수정할때 활용하고 구글 Drive는 백업 및 협업,공유로 활용할수 있지요.

버릴건 과감히 버려야 된다. 버려야 남은 것들을 정리하기가 편하다. 다시 보는데도 시간이 소요된다

자신에게 익숙한 방법이 가장 효과적인 방법이다. 하지만 좋은 원칙을 알고 그것을 습관화하면 그 다음 단계로 발전이 가능하다.

가장 유의할 점은 변화하다 멈추는 것. 기존 습성도 남아있고 새로운 방법도 진행되어 혼란이 가중된다. 기간은 짧게.  할수있는 만큼만 조금씩 적용하는 것도 방법이다.

이 일을 하지 않으면 무슨 문제가 있는가? 서서히 변화 하거나. 서서히 죽어가거나.

늦었을까? 지금이 내 인생에서 가장 젊은 시기 아니던가.

관련글

Zero Work 특집 #정보관리

Zwork 에서  ework로 명칭이 변경되었습니다. (개인 생산성을 위한 Zero Work, 팀협업을 위한 Energy Flow 로 구분되었습니다. 8/31) 빨리 하는 것보다 전체 에너지를 고려해서 하는게 중요하더군요. Zwork에서 정보관리로 연재되었던 글을 다시 정리해서 소개합니다. 중복되거나 유사한 글은 합쳤습니다. (링크글 하부에 같이 있습니다) 또한, 정보처리 단계별 – 정보의 수신, 저장, 찾기 및 분석을 기본으로 하고 정보구독(읽기) 및 분류 공유로 구분하였습니다.

  1. 수신(메일) #ZWork: 여러 계정의 Mail을 한군데로 모으는 방법(통합)
  2. 수신(분류) #ZWork: Gmail Label 관리하는 법, 숨겨진 Label 찾는 법 그리고 Tips
    .
  3. 저장(협업) Cloud #ZWork: Cloud를 직업 및 개인별로 적용한 사례
    .
  4. 찾기(검색) #ZWork: 검색 Tip 12가지
  5. 분석(Trends, 상관관계) #ZWork: Google Trends,Correlate 사용하기
    .
  6. 읽기(받아서) RSS #ZWork: RSS 기초
  7. 읽기(찾아서) Alert #ZWork: 관심주제에 대해서 자동으로 검색결과를 보내준다: 구글 알리미(alerts)
  8. 읽기(나중에) #ZWork: Read It Later(Pocket)
  9. 분류(공유) #ZWork: Delicious 가입방법, 사용법 및 주요특징

(Evernote Notebook으로 보기)

Cloud Storage 어떤것을 선택할 것인가

Google Drive 가 적용되면서 Tree 구조를 기본으로 하게되었습니다. Dropbox 와 병행해서 사용이 가능하게 되었지요.
중간결론
  • 내부협업: Google Drive 폴더 공유해서 사용합니다.
  • 외부협업: 성과물, 수발신을 Dropbox에 저장해서 연계 사용합니다.
  • 참고서비스: Box.net , CX, Pogoplug, Minus, ge.tt 등

Continue reading Cloud Storage 어떤것을 선택할 것인가

Hojoki

http://hojoki.com/ 클라우드 서비스 Hub로서 활용

활용법

  • Google Calendar, Drive, Contracts 를 기본으로 연동하면 업무 Log가 자동으로 남습니다.
  • Dropbox, Box.net, Evernote 와 연동하여 파일저장 및 메모Log도 연계할 수 있고
  • Reader, Delicious 등으로 서로 읽은 정보를 공유할 수도 있습니다.

11월:  Pocket , Trello 추가

11/30 Renewal

Introducing Hojoki from Hojoki on Vimeo.