Label

Mail 라벨지정시 대분류를 지정할 수 있다. 추천하는 대분류는 두가지 Project, Reference (간단히 P / R 로 지정한다)

  1. P는 현장별, 사안별 분류로 카테고리의 개념
  2. R는 참조할 내용으로 태그의 개념이다. 월간, 주간등 주기에 대한 내용도 같이 포함한다.

Label

라벨은 두개지만 Star도 같이 활용한다. 진행중 사안을 Star로 표기한다. Inbox에서 할일을 Star로 지정하고 나머지는 보관처리하는 방식. (라벨분류도 그때그때 하기보다 사안별로 필요할때 검색해서 지정하는게 낫다. Filter로 자동화 하던가)

p.s  Google Task를 활용하는 것도 괜찮기는 하나 할일을 입력하고 관리하는 것도 일이기 때문에  주간에 한번정도 (주간업무계획의 개념)으로 입력하고 관리하기를 추천한다. 주간단위로 반복하면서 계획되지 못했던 사항이 점점 줄어들게 계획하는것도 필요하다. (+Tip : Google Task List 별로 Email발송도 된다)

Using Star in @gmail

Gmail에서는 라벨보다 Star를 지정하기가 더 쉽다.  Starred messages – Gmail Help

Star 지정후 계속 클릭하면 색상 및 Type 이 변경된다. (Gmail > Setting , General 탭에서 사용하고자 하는 Star 종류를 Drag 해서 선택하면 된다)

그리고 Star 종류별로 검색도 가능(yellow-star, red-star, orange-star, green-star, blue-star, purple-star, red-bang, orange-guillemet, yellow-bang, green-check, blue-info, purple-question via Using advanced search – Gmail Help )하다. 검색 구문예) has:green-star from:David 

4 Stars(노란별,파란별,녹색체크,빨간!) 정도 사용하면 무난하지 않을까

Simplify @Gmail Label & Tips

정말 간단하게 사용하는 경우(사례1)

iPhone 기본메모장과 연동해서 사용하는 경우(사례2)

사례1

사례2

서클별 수신인과 주고받은 메일을 별도로 볼 수 있습니다. 라벨앞에 P/ 를 지정하면 P/ 다음에 Tree 구조로 정리되어 편합니다.(Project의 약어) S/ 는 Status 의 약어입니다. (#ZWork: Gmail 라벨관리 – 서클 라벨 적용에 따른)

Tips

  1. 보관처리를 이용해서 Inbox는 되도록 비우려 합니다.  (현재 전체 메일의 갯수는 46,380 이지만 Inbox는 0 입니다) 하루에 한번정도가 좋지 너무 자주하면 그것도 스트레스입니다.
  2. 필터를 활용하는 것이 좋습니다. 처음 편지 받을때 우측 상단 단축키로 규칙을 지정하면 편합니다. 받은편지함에서 각자 편지함은 단축키로 이동 할 수 있습니다.
  3. 단축키를 이용하면 편합니다. ex) g 다음에 a를 누르면 전체편지함으로 갑니다. 단축키를 사용하는 것과 아닌것과 정말 큰 차이입니다. #ZWork: Gmail 단축키 정리 – 사용자관점에서
  4. iPhone Notes도 Notes/ 구문을 이용해서 하부 구조를 지정할 수 있습니다.
  5. 보관처리만 해도 상단 검색창에서 메일함 내의 문서를 검색할 수 있습니다. #ZWork: Gmail내 메일내용과 Google Docs 문서 내용 같이 검색하기, Docs에 PDF ..
  6. 구글 Labs를 같이 활용하면 도움이 많이 됩니다. #ZWork: Gmail Labs 중 필수항목 – #MM3 , #ZWork: Gmail 사용시 같이쓰면 편한 Options
  7. 검색창을 활용하세요( ex) Gmail에서 불필요한 메일 걸러내고 보는 검색방법  -{label:to-trash-bulk} -{label:to-review-Notifications} )

 

Zero Work 특집 #정보관리

Zwork 에서  ework로 명칭이 변경되었습니다. (개인 생산성을 위한 Zero Work, 팀협업을 위한 Energy Flow 로 구분되었습니다. 8/31) 빨리 하는 것보다 전체 에너지를 고려해서 하는게 중요하더군요. Zwork에서 정보관리로 연재되었던 글을 다시 정리해서 소개합니다. 중복되거나 유사한 글은 합쳤습니다. (링크글 하부에 같이 있습니다) 또한, 정보처리 단계별 – 정보의 수신, 저장, 찾기 및 분석을 기본으로 하고 정보구독(읽기) 및 분류 공유로 구분하였습니다.

  1. 수신(메일) #ZWork: 여러 계정의 Mail을 한군데로 모으는 방법(통합)
  2. 수신(분류) #ZWork: Gmail Label 관리하는 법, 숨겨진 Label 찾는 법 그리고 Tips
    .
  3. 저장(협업) Cloud #ZWork: Cloud를 직업 및 개인별로 적용한 사례
    .
  4. 찾기(검색) #ZWork: 검색 Tip 12가지
  5. 분석(Trends, 상관관계) #ZWork: Google Trends,Correlate 사용하기
    .
  6. 읽기(받아서) RSS #ZWork: RSS 기초
  7. 읽기(찾아서) Alert #ZWork: 관심주제에 대해서 자동으로 검색결과를 보내준다: 구글 알리미(alerts)
  8. 읽기(나중에) #ZWork: Read It Later(Pocket)
  9. 분류(공유) #ZWork: Delicious 가입방법, 사용법 및 주요특징

(Evernote Notebook으로 보기)