커뮤니케이션 시스템

동호회, 동아리, 학회, 소모임, 단체등에서 적용할 수 있는 커뮤니케이션 시스템이다. 블로그만 운영하면 해당 포스팅이 이메일, 텔레그램, 페이스북페이지, 슬랙으로 자동전달된다. 사용자의 기호에 따라 Email, SMS, Social Media, Team Message 로 전달되는 것이다.

홍보나 마케팅이 아니라 ‘커뮤니케이션 시스템’이라고 명명한 이유는 참여자의 커뮤니케이션을 통해 운영되는 시스템이기 때문이다. 비공개 놀이광장에서 함께 이야기하며 그중 공개가 가능한 사항을 메세지로 블로그 포스팅 한다. 그리고 다시 그 포스팅은 놀이, 이야기의 소재가 된다. 그렇게 커뮤니케이션되는 사항들이 기본 컨텐츠가 된다.

기본 구성

놀이광장과 메세지는 참가자의 숙련도에 따라서 조절이 가능하다. 한국에서 가장 많이 사용되는 방식은 ‘전체참여카톡’과 ‘공지용카톡’ 두가지를 병행하는 것이다. 익숙하다는 장점이 있다. 지식을 함께 관리하거나 컨텐츠를 남길 필요가 없다면 이정도로도 충분하다고 생각한다. 사용자들이 새로운서비스에 익숙하다면 슬랙중 한개의 채널을 놀이광장으로 만들어도 된다.

가장 추천하는 방법은 페이스북그룹을 놀이광장으로 하고 블로그(텀블러나 블로그스팟)를 사용하는 것이다. 이유는 비공개그룹의 경우 그룹참여자만 볼수 있다는 점, 링크로 연결이 쉽다는 점, 텀블러는 한번에 예전내용을 보기가 쉽다는 점, 블로그스팟은 각자의 구글계정으로 댓글이 연결되게 할 수 있다는 점들이다.

운영단계

  1. 새로운 팀원이 참여하는 경우 구글폼을 안내한다. 주소록이 갱신된다.
  2. 놀이광장에 초대한다.
  3. 블로그를 관리한다(함께 팀블로그로 운영할수도 있다)
  4. (옵션) 운영진이 논의할 사안이 있다면 ‘슬랙+구글문서’로 논의하고 필요시 놀이광장과 연결한다.
  5. (옵션) 주기별로 – 1년, 한달 – 오프라인 컨텐츠를 만든다.

포인트

  • 그물망(구글폼) + 뼈대(블로그)
  • 놀이광장(페북그룹) + 메세지(블로그)
  • 한개씩 확장
  • 사용자의 익숙함과 감정라인
  • 클라우드, 링크 활용에 대한 어색함
  • 간결한 메세지와 BUZZ

윈도우용 프로그램들

업무용으로 윈도우OS 컴퓨터를 사용하고 있다. 맥을 쓸 수 있다면 좋겠지만 회사ERP에 접속하기 위해서는 익스플로러가 필요하고, Excel이 주는 장점들 – MAC용 Excel은 그 기능과 인터페이스가 다르다 – 이 있기 때문이다.

컴퓨터 관리를 잘 하고 있다고 생각했지만 점점 컴퓨터가 느려지더니 포맷이나 교체를 해야할 상황에 점점 봉착하고 있다. 부팅이 바부팅이가 되고 있고, 블루스크린도 종종 만나게 된다.

맥처럼 타임머신 백업이 있는 것도 아니고, 로그인으로 복원이 완료되는 것도 아니어서 어떤 프로그램을 쓰고 있는지 메모차 남겼다. 메모로 시작해서 MAP으로 발전하긴 했지만, 새 컴퓨터를 사용하게 되더라도 저 프로그램들은 다시 사용하게 될것이다.

분류

  1. 기본업무용 Office (특별히 Excel)와 익스플로러
  2. 주로 사용하는 Cloud 서비스들: Dropbox, Google 서비스 대부분.
  3. 커뮤니케이션 및 협업용 Slack, RSS가 되는 다양한 서비스, 그리고 서비스간 자동화를 하는 IFTTT
  4. 초안, 보고서, 글쓰기를 위한 Scapple1, X-mind2, Scrivener, MarkdownPad23
  5. 기타 사진(Picasa4), 사진수정(Skitch), 컴퓨터관리(CCleaner)

그리고 은행인증서, explorer 즐겨찾기, 엑셀매크로는 별도 백업해놓아야 한다.

😎 맥에 비하면 참 간소하다. 참고글: 백투더맥 블로그 방문자가 선정한 2015년 최고의 Mac 앱 100선 :: Back to the Mac 블로그


  1. Scapple, Scrivener는 MAC용과 Window용 둘다 구매 
  2. X-mind 는 OPML 파일을 지원하지 않지만 iOS용 Mindmap(iThoughts)을 쓰면 OPML-Mindmap 파일의 상호 Sync가 가능하다 
  3. 윈도우에는 쓸만한 Markdown Editor가 부족하다. MarkdownPad2가 몇가지 써본중 가장 나았다. 
  4. Picasa는 이제 없어졌다. Skitch는 지금 업데이트가 중단된 것으로 알고 있다. 

Big Map, Outline, 현황판, 커뮤니케이션

팀 업무 및 개인할일을 진행함에 있어서 전체 Map을 생각하지 않고 진행한다면 바쁘긴 해도 남는것이 없을 수 있다. 여유를 사이사이에 배치하는 것도 중요하지만 Next가 정의되어 있지 않다면 여유가 길어지면서 뒷시간을 잡아먹기도 한다. 때론 바쁜 일정속에서 내가 어디로 흘러가는지 중심을 잃을 때도 많다.

바쁘고 스트레스 받는 상황을 바꾸기도 쉽지 않고, 중심을 잃지 않기를 기대하기도 어렵다. 그나마 바쁨이 성과와 연결될때 의미가 생기고 스트레스도 풀리기 쉼다. 전체를 볼수 있을때 중심을 잃어버리더라도 다시 돌아올수 있는 것이다.

전체를 머리속에 넣어놓고, 어떻게 흘러가는지 파악을 잘 하고 있으며, 스스로의 Next는 당연히 알고 있는 사람이라면 이 글을 읽을 필요가 없다. 이 글을 읽을 필요가 없는 단계로 가기위해서라면 아래와 같은 연습을 반복하는 것도 도움이 된다.

또한, 팀원들과 일을 하며 함께 볼 필요가 있는경우 전체 Map을 제시하고 서로의 업무를 함께 적절히 공유하는 것도 서로의 성과를 연결하고 합치는데 필요하다. 전체 map에서 Outline을 잡고 현황을 공유하는 방법을 도구 중심으로 알아보고자 한다. 함께하는 사람들의 익숙함의 정도에 따라 도구는 조절할 수 있다. 하나의 도구에 얽매이지 않을때 그 효과는 배가 된다.

전체 map(Big Map)

Big map을 작성하는 일은 A3나 A4 용지에 손으로 작성하는게 더 좋다. 그리고 그 종이를 보지 않고 타이핑해다가는 것도 방법이다. 우선 Map을 작성하기 위해 해야 하는 일들 – 팀,업무,개인 – 생각나는 일들을 쭉 적어내려간다.

scapple-notes

종류별로 그룹핑한다. 목차스타일 서식인 opml타입으로 보낼 예정으로 연결선은 작성해도 되지만 별 필요는 없다. 각 그룹은 opml로 내보냈을때 shape 1,2,3 이 된다. (shape 명칭 부여는 내보낸후 입력이 가능하다)

(Scapple 은 30일 무료긴 하지만 X-mind등 무료 마인드 맵을 활용하는 것도 방법이다. X-mind는 opml 내보내기 기능이 없는데 앱중에 iThoughts 라는 마인드맵 앱을 쓰면 Dropbox중심에서 opml 변환이 가능하다.)

group-notes-shape

OPML로 Export 한다. 윈도우에는 마땅한 opml 프로그램이 없는데. Workflowy로 사용이 가능하다. 한달에 250개 가량 무료갯수로 제공하기 때문에 전체 map을 가끔 한번씩 제작하기에는 무난하다.

export-opml

목차 Outline

메모장으로 opml 부터 /opml 까지 복사해서 Workflowy에 붙이면 목차형식으로 붙는다.

opml to workflowy

workflowy 새 item 생성후 그 위에서 붙여넣기하면 목차처럼 붙는다. 목차를 가다듬는다. 다른 형식이면 다르게 보이는 것들이 있다.

paste-opml-workflowy

현황판 Dashboard, Task 관리

Workflowy 를 Master 로 놓고,  Trello 는 변동/진도를 관리한다.

trello-board-list-cards

Workflowy는 master 성과물로 확정짓고 – 물론 변동될 여지는 있다 – Trello에 입력한다.  진행단계를 List로 놓고, 각 프로젝트의 성과물을 Card로 놓는다. checklist(세부항목은 items)로 진도 관리를 한다. 이때 Item(때론 Checklist)가 Task가 된다.

trello-checklists-items

캘린더로 볼 수도 있고, 구글캘린더와 연동해서 구글캘린더 일정에서 볼 수도 있다(수정 및 가감은 trello 에서)

trello-calendar

게시판, 메신저, 개인별 Feed

Trello 의 변동 및 캘린더의 변동은 Slack 에서 App 연동을 하면 알람으로 받아 볼수 있다. 공통으로 관리할 사항이라면 general이겠지만 처음에는 알람을 제어하는데 익숙하지 않을테니 개인별 비공개 채널로 확인할 사람만 확인하도록 한다. 그리고 월간 또는 주간 Report로 팀간 공유하는 것도 방법이다.

다른 서비스와 함께 쓰는 경우는 Slack으로 묶는다.

slack-channel-d-messages

Slack 에 매력을 느끼는 부분은 bot 이다. nikabot 의 사례에서 볼 수 있듯이 – 어떤 프로젝트를 진행했는지 묻는데 답변을 하면 자동으로 통계를 낸다 – 대화형으로 여러가지 관리가 가능하다. 엑셀에서 매크로, 프로그램에서 스트립트가 있었다면, 이제 메신저에서는 봇이다.

팀 전체 현황판으로 Trello 를 사용하고, 게시판 및 커뮤니케이션은 slack에서 진행한다. 이때 성과물 및 진행문서는 Cloud 문서가 되어야 여러개의 서비스를 함께 사용할 수 있다. Workflowy는 팀장의 Master Plan 정도.

대분류

일반적인 상황이라면 업무성과와 개인역량(가족일정포함)의 두개의 축을 큰 뿌리로 한다. 그 두개의 축을 각 서비스에서도 유지를 하고, slack 에서 한개로 묶으면 확인 및 관리가 용이하다.

그 두개의 줄기는 Workflowy에서도 두개의 뿌리가 된다. Trello에서는 두개의 Board가 된다. 각 Board 별로 구글캘린더 연동 캘린더가 생성된다. Slack에서는 개인 채널 하나의 channel로 묶는다.

Reference

참고자료들은 맥 기반이라서 윈도우 환경에서 글을 작성할수 있도록 작성하였다. Outline로 Workflowy를 사용하고 그 이후 글쓰기는 Scrivener를 사용한다면 글쓰기 프로세스로 적용할 수도 있다.

논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?

들어가기에 앞서 이번 포스트는 백투더맥 블로그 애독자이신 강남세브란스 홍창기님(닉네임: yedamin)이 ‘어떻게 논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?’ 라는 주제로 작성하신 컬럼입니다. via → (맥 OS 환경에서 어떻게) 논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?

ONE™의 노트작성 레시피

들어가며 블로그를 통해 어떤 앱을 소개해 드릴 때는 “이런이런 기능을 가지고 있습니다” 또는 “이런이런 것을 할 수 있습니다.”라며 앱이 가진 여러 기능을 단편적으로 나열하는 편입니다. via ONE™의 노트작성 레시피. 재료는 nvALT, Simplenote, Dropbox, Alfred, PopClip, DEVONthink

맥으로 논문쓰기

지난 9월 8일에 생산성을 주제로 한 ‘제3회 맥마니아 재능기부 강연’이 서울에서 열렸습니다(제3회 맥매니아 재능 나눔 콘서트-생산성). via 맥으로 논문쓰기-논문 작성을 위한 워크플로우 with Papers2


후기) 채널 정리 기념으로 팀업무 및 개인 Map을 재구성하면서 작성했다. 기존 Map을 업데이트하는 것이 나은 경우가 있고, 새롭게 작성하는게 나을 때가 있다. 그때 그때 상황에 따라.

Slack을 다시 켜다

슬랙(Slack)을 다시 사용하기 시작했다. 처음 소개를 받았을때만 해도 채널, 메세지, 그룹생성의 기능은 단순했고 협업도구로 활용하기에 특별히 다른 인상을 받지 못했기 때문이다. 그리고 인테그레이션을 통한 다른 서비스와의 연동도 (무료 계정은) 갯수에 한정이 있었기 때문에 어느정도 사용하면 한계에 부딪치겠구나 싶었다.

Slack (이미지 출처: itword)
Slack (이미지 출처: itworld)

모든 것을 하나의 허브에 둠으로써 전반적인 상황 인식이 향상되는 것이다. 슬랙은 외부 앱을 통합시킬 수 있는 열린 플랫폼으로서의 성격이 강하다. 슬랙의 사용자는 기존에 사용하고 있는 외부 서비스의 소셜 그래프와 데이터를 슬랙으로 가져와 하나의 통합적인 콘텐츠를 만들 수 있으며, 사용자들이 활발하게 대화함에 따라 콘텐츠가 더욱 풍요로워 지는 것이다. 디지털 자산을 생산하기 위해 다양한 출처의 정보를 매우 빠르게 공유하고 움직여야 하는 팀이라면 슬랙은 이상적인 선택지다. 이미 최첨단 협업 도구를 즐겨 사용하는 사람들에게는 완벽한 프로그램인 것이다. 그러나 바꿔 말하면, 슬랙이 지금으로써는 현장 영업 부서, HR 부서 또는 소매 관련 종사자들에게는 별 효용성이 없는 말이기도 하다. 둘째, 슬랙의 무료 버전은 사실 평가판에 가깝다. 무료 버전에서 검색할 수 있는 메시지는 10,000개로 제한되며 외부 통합도 5개까지만 된다. 이 맛보기를 통해 슬랙에 반했다면 사용자당 기본 월 6.97달러의 사용료를 지불하는 것으로 무제한 아카이브 검색, 무제한 통합과 더 철저한 IT 계측과 통제를 이용할 수 있다. – 실리콘 밸리를 강타한 채팅앱, “슬랙(Slack)”의 인기 비결 – ITWorld Korea

팀에서 기존에 사용하던 프로젝트관리 서비스와 연동이되고, 코딩과 관련이 있고, 전반적인 사용자의 수준이 새로운것을 받아들이는데 어려움이 적다면(없는 팀은 없다) 사용하기에 좋겠지만 기사에서도 지적했듯 일반 부서에서는 큰 매력을 느끼기 어렵다. 하지만 메세지 (무료는 1만개까지만 저장된다고는 해도)에 대한 검색이 쉽고, 각 목적별로 채널의 생성이 가능하고, ifttt까지 고려하면 확장성이 꽤 커진다.

하나의 계정을 가지고 여러개의 팀을 전환하면서 커뮤니케이션하기가 상당히 수월하다는 점도 장점이다. 상당히 유연한 서비스인데 백지가 주는 느낌과 같이 마음대로 할 수 있지만 쉽게 잘 활용하기는 어렵다. 개인의 이름을 명칭으로 하는 팀을 하나 생성하고 일반적인 사항은 #General 채널에서 기타 잡다한 사항은 #random 채널에서 메모하는 것만으로도 좋은 메모 도구가 된다. 그리고 ifttt 를 활용하면 전체적인 개인현황판으로서 활용할 수 있다. 협업앱이 아닌 채팅앱으로 소개되는지가 의아한 부분이 있었는데 채팅앱으로만 활용하면 꽤 괜찮은 앱이다. 맥에서 앱을 설치하면 알람도 메세지와 동일하게 된다. (기본 안내 : 여유로운 업무 환경을 위해, ‘슬랙(slack)’)

Tip. 슬랙을 쓰지 않더라도 메신저서비스(카톡,행아웃,페이스북메세지등)를 중앙에 놓고 클라우드 서비스를 링크로 연동한다면 같은 효과를 볼 수 있다. 다른 사람들과 함께 하기에는 이 방법이 훨씬 수월하다.