Big Map, Outline, 현황판, 커뮤니케이션

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팀 업무 및 개인할일을 진행함에 있어서 전체 Map을 생각하지 않고 진행한다면 바쁘긴 해도 남는것이 없을 수 있다. 여유를 사이사이에 배치하는 것도 중요하지만 Next가 정의되어 있지 않다면 여유가 길어지면서 뒷시간을 잡아먹기도 한다. 때론 바쁜 일정속에서 내가 어디로 흘러가는지 중심을 잃을 때도 많다.

바쁘고 스트레스 받는 상황을 바꾸기도 쉽지 않고, 중심을 잃지 않기를 기대하기도 어렵다. 그나마 바쁨이 성과와 연결될때 의미가 생기고 스트레스도 풀리기 쉼다. 전체를 볼수 있을때 중심을 잃어버리더라도 다시 돌아올수 있는 것이다.

전체를 머리속에 넣어놓고, 어떻게 흘러가는지 파악을 잘 하고 있으며, 스스로의 Next는 당연히 알고 있는 사람이라면 이 글을 읽을 필요가 없다. 이 글을 읽을 필요가 없는 단계로 가기위해서라면 아래와 같은 연습을 반복하는 것도 도움이 된다.

또한, 팀원들과 일을 하며 함께 볼 필요가 있는경우 전체 Map을 제시하고 서로의 업무를 함께 적절히 공유하는 것도 서로의 성과를 연결하고 합치는데 필요하다. 전체 map에서 Outline을 잡고 현황을 공유하는 방법을 도구 중심으로 알아보고자 한다. 함께하는 사람들의 익숙함의 정도에 따라 도구는 조절할 수 있다. 하나의 도구에 얽매이지 않을때 그 효과는 배가 된다.

전체 map(Big Map)

Big map을 작성하는 일은 A3나 A4 용지에 손으로 작성하는게 더 좋다. 그리고 그 종이를 보지 않고 타이핑해다가는 것도 방법이다. 우선 Map을 작성하기 위해 해야 하는 일들 – 팀,업무,개인 – 생각나는 일들을 쭉 적어내려간다.

scapple-notes

종류별로 그룹핑한다. 목차스타일 서식인 opml타입으로 보낼 예정으로 연결선은 작성해도 되지만 별 필요는 없다. 각 그룹은 opml로 내보냈을때 shape 1,2,3 이 된다. (shape 명칭 부여는 내보낸후 입력이 가능하다)

(Scapple 은 30일 무료긴 하지만 X-mind등 무료 마인드 맵을 활용하는 것도 방법이다. X-mind는 opml 내보내기 기능이 없는데 앱중에 iThoughts 라는 마인드맵 앱을 쓰면 Dropbox중심에서 opml 변환이 가능하다.)

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OPML로 Export 한다. 윈도우에는 마땅한 opml 프로그램이 없는데. Workflowy로 사용이 가능하다. 한달에 250개 가량 무료갯수로 제공하기 때문에 전체 map을 가끔 한번씩 제작하기에는 무난하다.

export-opml

목차 Outline

메모장으로 opml 부터 /opml 까지 복사해서 Workflowy에 붙이면 목차형식으로 붙는다.

opml to workflowy

workflowy 새 item 생성후 그 위에서 붙여넣기하면 목차처럼 붙는다. 목차를 가다듬는다. 다른 형식이면 다르게 보이는 것들이 있다.

paste-opml-workflowy

현황판 Dashboard, Task 관리

Workflowy 를 Master 로 놓고,  Trello 는 변동/진도를 관리한다.

trello-board-list-cards

Workflowy는 master 성과물로 확정짓고 – 물론 변동될 여지는 있다 – Trello에 입력한다.  진행단계를 List로 놓고, 각 프로젝트의 성과물을 Card로 놓는다. checklist(세부항목은 items)로 진도 관리를 한다. 이때 Item(때론 Checklist)가 Task가 된다.

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캘린더로 볼 수도 있고, 구글캘린더와 연동해서 구글캘린더 일정에서 볼 수도 있다(수정 및 가감은 trello 에서)

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게시판, 메신저, 개인별 Feed

Trello 의 변동 및 캘린더의 변동은 Slack 에서 App 연동을 하면 알람으로 받아 볼수 있다. 공통으로 관리할 사항이라면 general이겠지만 처음에는 알람을 제어하는데 익숙하지 않을테니 개인별 비공개 채널로 확인할 사람만 확인하도록 한다. 그리고 월간 또는 주간 Report로 팀간 공유하는 것도 방법이다.

다른 서비스와 함께 쓰는 경우는 Slack으로 묶는다.

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Slack 에 매력을 느끼는 부분은 bot 이다. nikabot 의 사례에서 볼 수 있듯이 – 어떤 프로젝트를 진행했는지 묻는데 답변을 하면 자동으로 통계를 낸다 – 대화형으로 여러가지 관리가 가능하다. 엑셀에서 매크로, 프로그램에서 스트립트가 있었다면, 이제 메신저에서는 봇이다.

팀 전체 현황판으로 Trello 를 사용하고, 게시판 및 커뮤니케이션은 slack에서 진행한다. 이때 성과물 및 진행문서는 Cloud 문서가 되어야 여러개의 서비스를 함께 사용할 수 있다. Workflowy는 팀장의 Master Plan 정도.

대분류

일반적인 상황이라면 업무성과와 개인역량(가족일정포함)의 두개의 축을 큰 뿌리로 한다. 그 두개의 축을 각 서비스에서도 유지를 하고, slack 에서 한개로 묶으면 확인 및 관리가 용이하다.

그 두개의 줄기는 Workflowy에서도 두개의 뿌리가 된다. Trello에서는 두개의 Board가 된다. 각 Board 별로 구글캘린더 연동 캘린더가 생성된다. Slack에서는 개인 채널 하나의 channel로 묶는다.

Reference

참고자료들은 맥 기반이라서 윈도우 환경에서 글을 작성할수 있도록 작성하였다. Outline로 Workflowy를 사용하고 그 이후 글쓰기는 Scrivener를 사용한다면 글쓰기 프로세스로 적용할 수도 있다.

논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?

들어가기에 앞서 이번 포스트는 백투더맥 블로그 애독자이신 강남세브란스 홍창기님(닉네임: yedamin)이 ‘어떻게 논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?’ 라는 주제로 작성하신 컬럼입니다. via → (맥 OS 환경에서 어떻게) 논문을 보다 효율적으로 쓸 수 있을까?

ONE™의 노트작성 레시피

들어가며 블로그를 통해 어떤 앱을 소개해 드릴 때는 “이런이런 기능을 가지고 있습니다” 또는 “이런이런 것을 할 수 있습니다.”라며 앱이 가진 여러 기능을 단편적으로 나열하는 편입니다. via ONE™의 노트작성 레시피. 재료는 nvALT, Simplenote, Dropbox, Alfred, PopClip, DEVONthink

맥으로 논문쓰기

지난 9월 8일에 생산성을 주제로 한 ‘제3회 맥마니아 재능기부 강연’이 서울에서 열렸습니다(제3회 맥매니아 재능 나눔 콘서트-생산성). via 맥으로 논문쓰기-논문 작성을 위한 워크플로우 with Papers2


후기) 채널 정리 기념으로 팀업무 및 개인 Map을 재구성하면서 작성했다. 기존 Map을 업데이트하는 것이 나은 경우가 있고, 새롭게 작성하는게 나을 때가 있다. 그때 그때 상황에 따라.