Effective Email Basic

이메일은 업무의 기본이 됨에도 불구하고 한국에서는 그와 관련된 교육의 필요성조차도 못느끼고 있다. 이메일을 관리하는 여러원칙이 있지만 최소한의 가장 간단한 방법은 다음과 같다.

별표 와 보관

내 행동이 필요한 것은 별표, 완료된 사항은 보관처리하는 것이다. 불필요한 이메일은 삭제하는 것이 가장 좋은데 다들 망설이게 되니 보관처리를 권한다. 삭제는 망설여도 보관은 망설이지 않을테니.

Gmail 외에도 어떤 이메일 서비스던지 (Daum, Naver) 중요편지를 표시하는 기능은 있다. 이메일을 쭉보면서 내 행동(회신, 작성, Follow up)이 필요한 항목은 별표를 한다.

그외 모든 이메일은 보관처리를 한다. 보관처리의 기능이 없다면 보관 폴더를 새로만들어서 모두 그곳에 넣어놓는다.

이메일이 도착하는 Inbox 와 보관되는 Archive Box 두개면 된다. 사안별로 분류하는 경우가 있기는 하는데 꾸준한 노력이 필요해서 그다지 추천하지 않는다. 처음에 되는듯하다가 일이 바빠지면 오히려 혼재된다.

한 보관함에 넣어놓고 검색을 통해 검색하는 것을 추천한다.

Gmail을 사용한다면 단축키를 활용할수 있다. 이메일을 위에서 아래로 내려가면서 필요한 것을 별표처리한다. > 전부 보관처리한다 > Inbox에 아무런 이메일도 없다.

전체메일보기를 하고 별표만 선택을 한다. 그리고 Inbox로 꺼낸다. Inbox에는 내가 처리(또는 follow up)해야 하는 사안만 남는다.

상단부 검색창에서는 From, to 등 단순한 구문에서부터 상세검색이 가능하다.

Label은 처음부터 지정하지 않고 사안이 장기 Issue화 되거나, Project가 될때 지정하는게 불필요한 Label생성을 막는다. Label도 Tree 구조가 되니 I(Issue) 나 P(Project)를 대분류로 놓고 하위 Label로 관리하는 것도 방법이다.