Email Review

이메일은 정보를 다루는 가장 기본적인 단위로서 자신만의 관리원칙을 필요로 한다. 간단한 검색만으로(zenhabits.net email – Google 검색.) 수많은 내용이 검색된다. 각각 필요한 내용들인데 한국형 이메일에서는 몇가지 특색이 있다.

  1. 스팸이 많다. 너무 많다. 이메일 확인을 왜 안했는지 다른사람들의 메일함을 보면 스팸30통에 필요한 메일 한두통 있는경우가 많다. 그나마 삭제도 잘 안한다.
  2. 이메일 제목만으로 내용판단이 안된다. 어떤 분은 “안녕하세요 00회사 000입니다”를 제목으로 쓴다. 메일이 3통을 넘어가면 무슨 내용인지 제목만으로는 판단이 안된다.
  3. 온라인 시대 이메일이 커뮤니케이션의 기본이라는 생각과 “이메일함을 관리”한다는 개념이 아직은 약한 것 같다.

일주일에 한번은 (30분정도 시간을 만들어) 메일을 정리해야한다. (1시간정도 뭉텅이를 만들어 주간업무리뷰와 함께하는게 좀더 이상적이고, 매일 20분정도씩 지정된 시간에 하는것이 가장 이상적이다)

알아야 할것들

  1. 삭제, 보관
  2. 필터(자동분류)
  3. 별표

불필요한 정보를 삭제하는 건 가지고 있는 메일의 가치를 높여준다. 삭제할건 삭제하자. (네이버,한메일,네이트에서도 보관처리 폴더를 하나지정해서 전부 때려넣는다) 보관처리를 많이 하고 반복이 예상되는 메일은 필터(자동분류)로 규칙을 부여하는 것이 이메일함 관리의 효율을 높여준다. 그리고 지금 해야하거나 집중해야 하는 사안들은 별표처리를 한다.

+Gmail 사용자라면

  1. Gmail New Inbox Tab적용(분류기능이 탁월해졌다. 업무메일과 단순알림메일이 구분된다.)
  2. 단축키(보관e,별표s,Google Task(Shift+T) 지정정도는 알아두면 요긴. Google 서비스는 단축키 사용여부에 따라 효율이 200% 달라진다)
  3. 지금 집중할 사항은 별표지만 언젠가 해야할 일 Google Task 지정 (또는 Any.do 를 활용하는 것도 추천)
  4. Google+ 서클별로 편지함 수발신 분류가 된다. 서클은 팀 – 회사 – 관계사 로 분류하는 것이 가장 기본적.
  5. 라벨을 P(Project) , R(Reference) 두개를 main 으로 놓고 나머지는 전부 Sub label로 놓는다. 라벨도 탐색기처럼 Tree 구조가 가능하다.
  6. labs 를 사용하면 구글문서 미리보기가 가능하다. 구글문서로 개인업무log을 관리하는건 코칭한 모두에게 유용했다.
  7. Gmail 과 연계된 유용한 도구들이 있다. Streak(CRM), ActiveInbox(GTD), Noteforgmail(Memo)  ※ 네이버, 다음메일보다 gmail 이 왜 좋은지 묻는 경우가 가끔 있는데 나는 그런 당연한걸 왜 묻냐고 묻고싶다. 

10가지를 읽고나서 꼭 이렇게까지 해야하나… 싶다면 이 내용만 기억하면 되겠다.

삭제, 보관으로 기본메일함을 비우는것. 그것이 시작이다.

관련글 #ZTD via @zen_habits | #eWord.

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