매일을 마무리하기

하루를 마무리하는 방법은 첫째 에너지가 중요하고, 두번째 쉽게 시작할수 있어야 한다. 에너지를 지닌상태로 시작하면 그 다음은 굴러간다.

Routine

Daily

하루에 있었던 일을 정리한다. 이때 포스트잇등 쪽 메모는 모두 없애고, 영수증, 명함등은 제자리에 놓는 것이 좋다. 마무리가 목적이 아니라 내일 바로 일을 시작할 수 있게 만드는 것이 목적이다.

캘린더에 오늘 있었던 만남, 전화, 기록들은 간단하게 남기고, 기존 과제의 진도 및 남은 할일을 업데이트 하며, 오늘 시간 사용이 얼마나 가치있게 물들었나를 돌아보면 마무리 루틴이 완성된다. – 하루기적 | Hyungrok

수첩에 틈틈히 표식을 해놓으면 정리하기가 용이하다. 마무리할때 에너지가 남아있어야 상쾌하게 할 수 있다.

Weekly & Monthly

일주일을 마무리 할때는 MTC를 통해 일일정리시 빠트렸던 내용을 보완한다. 목요일 점심때쯤 하는 것이 일주일을 마무리하고 금요일 리뷰를 빨리 마무리할 수 있게 한다.

가장 중요한 습관은 평소에 사용하는 시간을 확인해보고 마무리 하는 습관을 들이는것이다. 물론 이럴 정신도 없이 갑자기 일들이 몰아칠때가 있다. 그렇기 때문에 이 루틴들을 지키기 위한 Ritual 을 만들어야 한다. 둘다 휩쓸리는 것을 막아준다. – How was your day?  | Hyungrok

노트에는 주간 Big Rock을 얼마나 마무리했는지, 내 Goal과 월간 활동이 얼마나 일치하는지 돌아본다.

Energy

루틴을 지키기 위해서는 요령을 아는것보다 육체적인 에너지가 우선 있어야 한다. 그리고 정신적인 에너지가 있어야 차분하게 정리가 된다.

에너지가 있다면, 어떤 행동이든 시작 행동 – 포스트잇이나 쪽메모를 없애는 것, 명함이나 영수증을 제 위치에 놓는 것등 – 이 그 다음 행동을 불러온다. 방법을 정함은 그 시작에 드는 에너지의 역치를 낮추어 행동을 쉽게하는데 그 의미가 있다.

이렇게 글을 쓰는것도 시간이 들기는 하지만 정신에너지를 시원하게 유지하는데 도움이 된다. 자신의 스타일을 아는 것이 중요하다.

How was your day? 

오늘 뭐했더라? 하는 일과 직급에 따라 시간의 쓰임과 방해정도는 다르지만 하루를 돌아보고 할일을 점검해보는 시간은 중심이 흐트러지지 않게 도와준다. 일과를 마무리할때 쓸일과 할일을 정리하면, 다음날 온전한 아침 시간을 확보할 수도 있다. 이런 종류의 일은 그 자체가 목적이 아니기 때문에 짧게 마치는 것이 중요한데, 처음에는 30분이상이 걸려도 몇번 하고 몸에 익히면 10분정도로 마칠 수 있다. 많은 사람들이 좋다는 것은 알고 있는데 하지는 않는 습관중 하나이기도 하다. 

 

시간의 양은 주관적이기 쉬워서 그 순간순간에 표식을 해두어야 객관적일 수 있다. 같은 행동이라도 그 가치와 의미는 상황에 따라 다를 수 있기 때문에 중요도에 대한 평가는 일과의 마무리에 한다. 어느쪽이든 선택에 대한 에너지 낭비를 줄이고 단순화해야 간단히 마칠 수 있다. 
할일은 구글 캘린더에서 하는데 그 이유는 방법이 간단하고, 일정과 할일은 한화면에 볼 수 있기 때문이다. 다른 도구들도 있으나 적응이 어려운 부분이 있어서 구글캘린더 Task를 기본으로 한다. 
남기고 짚어보는 것은 하루, 매주, 매월 차이가 있는데 어떤 것이든 하루의 남김이 충실하면 그 다음음 짧은 시간에 가볍게 마칠 수 있다. 

Day Routine  

  • MT: 수첩에 간간히 표시했던 시간 Bar를 물들인다. 

  • MC: 캘린더에 업무 / 개인 관련 메모를 남기면서 색상스티커를 붙인다. 대체로 수첩의 색상과 일치하나 달라질 수도 있다.  

  • MG: 이번달 습관이 얼마나 반복되고 있는지, 목표에 얼마나 다가가고 있는지 확인한다. 

Weekly Routine

  • MTC : 수첩, 캘린더에 빠진 내용이 있다면 보완한다. 평소에 Day Routine이 되어있다면 30분정도에 마칠 수 있다. 

  • MRG : 노트에 있는 주간 계획중 주요 Task (Big Rocks) 몇개를 깨트렸는지, 목표(Goals)와 관련된 활동이 얼마나 있었는지 비교한다.  

Monthly Routine

  • MG I: 캘린더에 있는 내용을 색상에 따라 노트에 적는다. 그 분류에 따라 연결관계를 짚어본다. 그 관계속에서 중요도를 다시 물들여 본다. 

  • MG II: 중요한 활동중 내 Goal 과 연관된 활동이 얼마나 있었는지 적어본다. 그리고 다음 2개월(8주간)간 지속할 목표를 다시 조정해본다. 

가장 중요한 습관은 평소에 시간을 확인해보고(시간의 사용은 정말 주관적이다) 마무리 하는 습관을 들이는것이다. 정해진 시간에 알람을 지정하는 것도 도움이 된다. 
물론 이럴 정신도 없이 갑자기 일들이 몰아칠때가 있다. 그렇기 때문에 이 루틴들을 지키기 위한 Ritual 을 만들어야 한다. 둘다 휩쓸리는 것을 막아준다. 

하루기적

일이라는 건 때에 따라 부침이 있을 수 있지만, 매일매일의 노력이 쌓이지 않는다면 어느 순간의 성취를 기대하기는 어렵다. 하루기적이 쌓이지 않는다면 계단을 오를 수 없다.

시간은 관리될 수 없지만 시간을 바라보는 태도에 따라 같은 시간에 할수 있는 일의 양은 달라진다. 그 양보다는 가치가 더 중요하긴 하지만 그 또한 실수와 실패를 거듭하면서 나아질 수 있다. 이론보다는 실천이 중요한 일들중 하나다.

이론에 대해서는 앨런라킨의 책이면 된다. 그냥 그런 책이겠거니 스쳐지나갈 수도 있지만 그 내용이면 충분하다. 스스로에게 3가지 질문을 통해 Goals을 설정하고 Activities를 잡고 가능한 Schedule을 만들고 계속 조정해나가는 과정이다. A Goals라는 중요한 일은 정작 하기어려운 속성을 지니고 있기 때문에 실패하기 쉽다. 실패를 아쉬워하기 보다는 작은 성취를 즐기는 자세가 필요하겠다.

책의 내용은 내 나름대로 정리를 했었는데 가장 중요한 문장은 다음과 같다.

What is the best use of my time right now? 첫번째 나오는 답이 답이다.

하긴 모두들 다 알긴 안다. 실천하기가 어렵지.

일과의 마무리

어떤 일을 하겠다는 계획보다는 마무리를 제대로 하는 것부터 시작하는게 좋다. 측정되거나 기록되지 않은 행동들에 대해서 우리는 자신에 대해 너무 과대평가하는 경향이 있기때문에 기록하고 스스로를 되돌아 보는데에서 시작하는게 낫기때문이다.

또한, 완성도는 그 마무리에서 결정되기 때문에 하루의 마무리를 먼저 계획하는 것이 시간 계획에 대한 실패를 예방할 수 있다.

(Goals는 설정되어있다고 가정하고) 결국 Activities 와 Schedule을 조정하는 문제다. 캘린더와 Todolists에 대한 마무리다.

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Calendar

만남은 캘린더에 기록을 한다. 단편의 기록으로 끝나는 것이 아니라 언제 어떤 내용으로 이야기했는지 다시 꺼내볼 필요가 있는 경우가 많기 때문이다. 구글 캘린더에서 기본 템플릿을 15분으로 해놓고 시작시간만 제대로 기록한다면 2주간, 3주간 view에서 그 목록이 충분히 잘 보인다.

캘린더는 업무용을 기본으로 하고, 개인용을 같이해서 2개정도를 운영하는게 적당하다. 업무용, 개인용 2개를 기본으로 하고, 팀 캘린더를 공용으로 사용한다.

탁상 캘린더는 다니는 모든 이가 볼수 있기 때문에 그 보안에 문제가 있으므로, 적당한 주제로 상시볼 내용, 같이보아도 문제 없는 내용(주요 팀 프로젝트 관리정도)을 해놓는게 좋다. 온라인 캘린더와 실물 달력은 그 자체로도 차이가 있긴 하기 때문이다.

Todolists

팀 공통과제

팀이 같이 해야 할 Task 목록은 구글문서로 관리하면 좋다. 정형화 되어있는 진행현안 및 Projects는 Table에서, 일자별 세부 할일은 Documents 에서 관리하고 음영이나 기호, 취소선으로 진도를 체크할 수 있다.

초기 세팅시 PDF로 변환해서 계획으로 확정하는 것이 중요하다. 계획은 계획이고 그에 대비 할 수 있어야지 두개를 같이 놓으면 혼동되기 쉽다. 두가지가 가능하다.

  1. 계획대비 실적
  2. 계획, 현황의 구분 (계획에 주기적으로 현황의 추이를 기록한다)

1번이 좋을 것 같지만 사실 2번이 더 낫다.

개인과제

사실 할일 목록은 관리안할 수 있으면 가장 좋다. 일이 파편화되기 쉽기때문인데 그 또한 습관이 되기 전에는 목록화하는 것도 도움이 된다. 여러가지 GTD를 돕는 도구들이 있지만 단순한게 좋다. 구글 Tasks 나 iOS Reminder 를 쓰면 된다.

Drafts 앱과 연동이 되는 장점때문에 iOS 기본 Reminder를 쓴다. 할일 목록을 살펴보고 전날 포스트 잇이나 수첩등 메모장에 3-5가지를 적어놓고 위에서부터 하나씩 지워나가도 된다. 쉬운방식이 가장 좋은 방식이다.

Imbue Time

시간은 그때 그때 기록해야 오류가 적다. 바로 측정되지 않은 시간은 주관적으로 해석되기 쉽기때문이다. 수첩에는 시간 사용에 대해서 바로바로 점을 그어준다. 어떤 전환이 있었을때 하면된다. 중간중간 전화, 미팅, 대화등 잠깐의 방해도 전부 기록한다면 오히려 방해가 된다.

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그렇게 기록된 타임Table에 색깔을 입혀준다.(iMbue Time 2014 | #eWord) 같은 내용일지라도 그 의미는 다를때가 있기 때문이다. 같은 회의라도 성과가 제대로 도출되는 의미있는 회의, 시작하는 일상의 회의, 시간만 낭비되는 회의로 구분된다.

마무리 Routine

위의 내용을 종합하면 캘린더에 오늘 있었던 만남, 전화, 기록들은 간단하게 남기고, 기존 과제의 진도 및 남은 할일을 업데이트 하며, 오늘 시간 사용이 얼마나 가치있게 물들었나를 돌아보면 마무리 루틴이 완성된다.

Empty @Pocket

책정리를 하고
페이스북 담벼락을 허물고
포켓을 비우다.

비우는 과정에서 선별하게 되면 시간이 오래걸리게 된다. 무조건 비워보는 것 (버리기전 잠시 여유시간을 두면 중요한건 다시 살아난다)이 중요하다. 다시 읽으려고 보관해놓은 읽을거리도 새 일주일이 되면 무조건 비워보는 것이 도움이 된다. 매주 월요일 아침은 저번주에 못읽은 것들을 무조건 비우는 시간

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