하루기적

일이라는 건 때에 따라 부침이 있을 수 있지만, 매일매일의 노력이 쌓이지 않는다면 어느 순간의 성취를 기대하기는 어렵다. 하루기적이 쌓이지 않는다면 계단을 오를 수 없다.

시간은 관리될 수 없지만 시간을 바라보는 태도에 따라 같은 시간에 할수 있는 일의 양은 달라진다. 그 양보다는 가치가 더 중요하긴 하지만 그 또한 실수와 실패를 거듭하면서 나아질 수 있다. 이론보다는 실천이 중요한 일들중 하나다.

이론에 대해서는 앨런라킨의 책이면 된다. 그냥 그런 책이겠거니 스쳐지나갈 수도 있지만 그 내용이면 충분하다. 스스로에게 3가지 질문을 통해 Goals을 설정하고 Activities를 잡고 가능한 Schedule을 만들고 계속 조정해나가는 과정이다. A Goals라는 중요한 일은 정작 하기어려운 속성을 지니고 있기 때문에 실패하기 쉽다. 실패를 아쉬워하기 보다는 작은 성취를 즐기는 자세가 필요하겠다.

책의 내용은 내 나름대로 정리를 했었는데 가장 중요한 문장은 다음과 같다.

What is the best use of my time right now? 첫번째 나오는 답이 답이다.

하긴 모두들 다 알긴 안다. 실천하기가 어렵지.

일과의 마무리

어떤 일을 하겠다는 계획보다는 마무리를 제대로 하는 것부터 시작하는게 좋다. 측정되거나 기록되지 않은 행동들에 대해서 우리는 자신에 대해 너무 과대평가하는 경향이 있기때문에 기록하고 스스로를 되돌아 보는데에서 시작하는게 낫기때문이다.

또한, 완성도는 그 마무리에서 결정되기 때문에 하루의 마무리를 먼저 계획하는 것이 시간 계획에 대한 실패를 예방할 수 있다.

(Goals는 설정되어있다고 가정하고) 결국 Activities 와 Schedule을 조정하는 문제다. 캘린더와 Todolists에 대한 마무리다.

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Calendar

만남은 캘린더에 기록을 한다. 단편의 기록으로 끝나는 것이 아니라 언제 어떤 내용으로 이야기했는지 다시 꺼내볼 필요가 있는 경우가 많기 때문이다. 구글 캘린더에서 기본 템플릿을 15분으로 해놓고 시작시간만 제대로 기록한다면 2주간, 3주간 view에서 그 목록이 충분히 잘 보인다.

캘린더는 업무용을 기본으로 하고, 개인용을 같이해서 2개정도를 운영하는게 적당하다. 업무용, 개인용 2개를 기본으로 하고, 팀 캘린더를 공용으로 사용한다.

탁상 캘린더는 다니는 모든 이가 볼수 있기 때문에 그 보안에 문제가 있으므로, 적당한 주제로 상시볼 내용, 같이보아도 문제 없는 내용(주요 팀 프로젝트 관리정도)을 해놓는게 좋다. 온라인 캘린더와 실물 달력은 그 자체로도 차이가 있긴 하기 때문이다.

Todolists

팀 공통과제

팀이 같이 해야 할 Task 목록은 구글문서로 관리하면 좋다. 정형화 되어있는 진행현안 및 Projects는 Table에서, 일자별 세부 할일은 Documents 에서 관리하고 음영이나 기호, 취소선으로 진도를 체크할 수 있다.

초기 세팅시 PDF로 변환해서 계획으로 확정하는 것이 중요하다. 계획은 계획이고 그에 대비 할 수 있어야지 두개를 같이 놓으면 혼동되기 쉽다. 두가지가 가능하다.

  1. 계획대비 실적
  2. 계획, 현황의 구분 (계획에 주기적으로 현황의 추이를 기록한다)

1번이 좋을 것 같지만 사실 2번이 더 낫다.

개인과제

사실 할일 목록은 관리안할 수 있으면 가장 좋다. 일이 파편화되기 쉽기때문인데 그 또한 습관이 되기 전에는 목록화하는 것도 도움이 된다. 여러가지 GTD를 돕는 도구들이 있지만 단순한게 좋다. 구글 Tasks 나 iOS Reminder 를 쓰면 된다.

Drafts 앱과 연동이 되는 장점때문에 iOS 기본 Reminder를 쓴다. 할일 목록을 살펴보고 전날 포스트 잇이나 수첩등 메모장에 3-5가지를 적어놓고 위에서부터 하나씩 지워나가도 된다. 쉬운방식이 가장 좋은 방식이다.

Imbue Time

시간은 그때 그때 기록해야 오류가 적다. 바로 측정되지 않은 시간은 주관적으로 해석되기 쉽기때문이다. 수첩에는 시간 사용에 대해서 바로바로 점을 그어준다. 어떤 전환이 있었을때 하면된다. 중간중간 전화, 미팅, 대화등 잠깐의 방해도 전부 기록한다면 오히려 방해가 된다.

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그렇게 기록된 타임Table에 색깔을 입혀준다.(iMbue Time 2014 | #eWord) 같은 내용일지라도 그 의미는 다를때가 있기 때문이다. 같은 회의라도 성과가 제대로 도출되는 의미있는 회의, 시작하는 일상의 회의, 시간만 낭비되는 회의로 구분된다.

마무리 Routine

위의 내용을 종합하면 캘린더에 오늘 있었던 만남, 전화, 기록들은 간단하게 남기고, 기존 과제의 진도 및 남은 할일을 업데이트 하며, 오늘 시간 사용이 얼마나 가치있게 물들었나를 돌아보면 마무리 루틴이 완성된다.

캘린더, 할일관리 그리고 Siri

캘린더

캘린더는 보통 약속을 입력한다. 약속을 잊지 않기위해서 입력하는데 한번 기록된 내용 은 다시 돌아보기 유용하다. 온라인 캘린더를 쓰는 경우 검색하기에도 유용하다. 또한, 캘린더 앱도 다양해져서 어떤 앱은 약속을 클릭하면 그 약속에 있는 사람과 어떤 이메일을 주고 받았는지도 나온다.1 미팅에 들어가기에 앞서 최근 주고받은 내용을 되새기기에 적당하다.

할일관리

약속과 함께 내가 해야 할 일들이 있다. 할일관리를 해야 한다고 생각하지는 않는다. 익숙하지 않다면 할일관리도 부가적인 업무가 되기 때문이다. 중요한 것은 자신의 업무에 대한 우선순위를 항상 꿰고 있는 것이고, 그 우선순위라는 것도 상황에 따라 자주 바뀌기 때문이다. 결국 할일관리란 해야 되는 일이라기 보다 할 필요가 없게 만드는게 중요한데, 그 또한 시행착오를 거쳐야 하고 초기 습관을 만들 때는 할일관리(라기보다는 한 일관리)를 어느정도 기록하는 것이 필요하다. GTD 방식의 Toodledo를 써보다가 단순한 Google 태스크를 활용했었다. 최근에는 수첩(또는 스마트폰 메모장)과 이메일2을 사용하고 있었다.

이번에 아이폰5S로 바꾸고 나서 기본앱인 미리알림(Reminder)를 사용해보게 되었다. Draft App으로 여러개의 할일을 한번에 입력할 수 있다는 것을 알게되면서, Pocket Info.에서 연동이 잘되면서 Today 캘린더에서 같이 보면서 우선순위를 퍼즐맞추듯 배치할 수 있다는 것을 알게되면서, 걷다가도 Siri로 간단한 내용을 입력할 수 있다는 것을 알게되면서 계속 사용해보고 있다.

Pocket Info – 일정과 할일을 시간별로 배치할 수 있다.

연락처

휴대폰시절에는 휴대폰이 바뀌면 기존 휴대폰에 저장되어있던 이름과 전화번호를 싱크해서 옮겼다. 컴퓨터를 매개로 하는 방식인데, 핸드폰을 분실한 경우에는 대책이 없었다. 이제는 클라우드 방식으로 되어있어서 휴대폰 분실시 기존 휴대폰을 리셋시켜버리고 새로운 휴대폰에 로그인만 하면 주소록이 싱크가 된다. 실물에 대한 관리가 중요한 시절에서 비밀번호에 대한 관리가 중요한 시절로 넘어온 것이다.

주민등록번호가 개인 ID를 나타내듯 번호가 개인, 집에 대한 아이덴티티를 나타내던 시절이 있었다. 집전화만 있었던 시절 > 개인 핸드폰번호로 구별되던 시절 > 이메일아이디로 구분되는 시절 로 단계별로 발전해 왔다. 스마트폰이 전화번호로만 구분된다면 인터넷이 되는 휴대폰에 불과하다. 이메일이라는 새로운 아이디를 구분해서 활용하는 순간 휴대폰은 스마트폰이 된다. 휴대폰을 개인용, 업무용 구분하듯 이메일도 개인용, 업무용 구분할 필요도 생겼다. iOS를 쓰고 있는데 여러개의 이메일 계정을 쓰더라도 연락처가 각각 동기화되어 한개로 잘 섞인다. 계정구분은 되어있지만 사용하는데 불편은 없다. 오히려 개인용 연락처에 전부 저장되어있던 연락처를 개인용,업무용 계정에 각각 구분하기 시작했다. 이메일을 기반으로 여러정보를 긁어오기 때문에 구분해서 활용하는 것이 효용이 높다.

Siri

스마트폰을 사용해서 음성을 텍스트로 변환해서 입력하는 건 사무실에서는 시끄럽고, 책상에서는 어색하고 나중에 오타도 수정해야 하는 일이다. 하지만 움직이거나 걷다가 내가 어떤 공간으로 들어가 새로운 상황을 맞이하기 전에 아이디어나 초안을 메모하기에는 더할나위 없이 좋다. 더구나 스마트폰을 들여다 보는 시간을 줄일 수 있다는 점에 가장 큰 점수를 주고 싶다. (이 글도 출근길에 걸어가면서 시리로 음성 텍스트 변환에서 메모하고, 포스팅한 글이다)

텍스트 정보를 처음 입력하기에는 기본노트가 제일 빠르다.  iCloud에 자동 Sync되고 어디에서든 퇴고할 수 있기때문이다. 크롬에서 타자를 쭉 쳐나가니 인식속도가 늦어 한글 오타가 많이 나기는 하는데 옮겨서 작업하면 된다. 옮기는 행동에서 복습도 된다. 지식작업을 하기에 하도 편한 세상이라 때로는 의도적인 불편함의 단계를 만들어야 한다.

어?

라는 지점을 임의로 만들어야 기억에 남기도 쉽다. 정보가 많아지고 배우는게 많아졌다. Input은 많아졌지만 예전처럼 기억에 남지 않는다. 새로운 정보가 기존 정보를 흐리게 만드는 비율이 높아진 것인데, 그래서 글로 쓰는게 더욱 중요해졌다. 어떤 단계에서든 의도적인 불편함과 반복을 만들지 않는다면 장기기억으로의 전환은 요원한 사항이기 때문이다.