개인 생산성과 컨텐츠를 높이는 좋은 방법은 없을까?  컨텐츠와 생산성은 지식에서 나오고 그 지식은 자신이 가진 정보를 어떻게 잘 다루느냐에 달려 있다. 이번에 맥OS가 매버릭스로 업데이트 되고, 트랙패드를 갖추면서 장점을 제대로 알게되었고, 정보를 관리함에 있어서 어떤 방법이 효과적인가에 대해 개념화 할  수 있었다.

Windows, 현재의 모습들

하드(HDD)에 모든 파일들이 저장되어있다. 폴더별 Database를 구성하고 있고, 필요한 파일은 기억에 의존하여 찾아가거나 탐색기에서 검색한다. 필요한 자료를 한개의 폴더에 모아놓고 또하나의 파일을 생성해서 목적물을 완성한다. 관련파일은 대부분 엑셀, 파워포인트 또는 hwp의 형식을 가진다. 폴더를 압축해서 메신저로 주고받거나 인수인계하기가 용이하며 폴더의 트리구조가 정돈되어 있거나 파일명칭의 체계가 있다면 도움이 된다.

여러파일들이 공존하기 때문에 어떤것이 최종파일인지 혼동이되며, 개인별 트리구조 및 파일명칭체계가 상이하기 때문에 혼란이 생기기 쉽다. 많은 파일을 가지고 있되 정작 필요한 파일을 솎아내기 어렵다.

ERP, 회사 그리고 Process

Data가 ERP에 구성되어 있다. 그곳에서 업무를 처리하고 검색, 입력을 수행하게 된다. 개인의 탐색기정리 및 검색, 작성능력이 개인의 지적생산성을 결정하는 것처럼 회사 Database의 정돈상태와 적정시기의 알림, 검색, 입력 Form이 그 단체, 팀의 지적성과물의 효율과 효과를 결정한다.

눈에 보이지 않는 가장 중요한 프로세스가 있다. 불필요한 Data의 폐기(정리)인데, 폐기가 선행되어야 효과적인 정돈이 가능하기 때문이다. 누구나 알지만 아무도 말하지 못한다. 더 하라고 하는건 타인의 책임의 문제로 돌아가므로 말하기는 쉽지만, “안해도 돼!”에는 온전한 본인의 책임이 뒤따르기 때문에 쉽게 말하지 못한다. 해야하는 것을 정하기 전에 안해도 되는것을 솎아내는 것은 중요하며 제대로 아는것과 용기로 귀결된다.

또한, 초기 기획단계 인원들은 많은 성취감과 성과를 낼 수 있었지만, 그 바톤을 이어받아 관리하는 지금은 처음 단계만 못하다. 처음에는 생산성을 높이기 위한 투자였으나 지금은 비용으로 인식하고 있기도 하고, 없는 상태에서 만들기는 쉽지만 있는 상태에서 개선하는 것은 기존시스템과 신규 시스템에 대한 양측의 이해도가 필요하기 때문이다. 투자비용은 높아지고 회수성과는 낮아졌다. 변치 않는것은 그 시스템의 효율과 효과가 팀, 직원間 사이에서 발생하는 노이즈를 얼마나 제거 할 수 있느냐, 발생하지 않게 하느냐에 따라서 전체의 역량이 발휘된다는 점이다.

News

새로운 소식을 접하는 기자, 블로거의 경우는 RSS 와 Feed를 통해 새로운 소식을 접하고 기존 기사 및 자료(Database)와 대비(검색)해서 기사를 작성하게 된다. 예전에는 기사를 쓰는 방법이 Text(글)만 가능했으나 이젠 사진, 음성, 동영상, Interactive 자료, Infographic, Map, Timeline 등 다양해졌다.

MAC

맥을 사용하는 경우는 비슷하면서 달랐다.Database가 HDD에 구성되어 있는 점은 같지만 그 내용을 찾고 연결하는 방법에서 다르다. 윈도우 탐색기와 같은 기능은 Spotlight나 Finder에 있다. 찾고 연결하는 방법을 돕는 생산성 프로그램이 많다. DEVONthink, Papers가 그렇다. Devonthink는 그 자체가 하나의 Database를 구성한다. 모든 양식의 자료를 모아서 Database를 만들고 Indexing해서 찾기 쉽게 만들어준다. 에버노트와 비슷하다고 생각하면 된다. 스마트폰을 주로 사용하는 사람은 에버노트에 모든 정보를 넣고 관리하는 경우도 있는데, 아무래도 DEVONthink를 벤치마킹한 건 아닐까하는 생각이 들었다. 벤치마킹하지 않았다고 해도 그 개발하는 사람들이 DEVONthink를 사용해본 사람들이 있었을 거라고 생각한다. 안다는 건 결국 경험의 문제니까.

Papers는 논문에 특화되어있는 서비스다. 논문이 있으면 해당 서지정보(저자, 연도등 논문관련 정보)를 정리하기 쉽게 해준다. 서지정보는 구글스콜라나 논문사이트에서 정리된 상태로 제공해주므로 그 자료를 다운받아서 연결해주면 자동으로 정리가 된다. 개인적으로 가지고 있는 PDF를 정리하기도 용이하다. 결국 PDF라는 컨텐츠를 정리된 서지정보와 연결하는 것이므로 내가 사용하는 DB의 정보가 정돈되어있다면 어떤 내용이든 정리가 용이하다. 논문이라는 것도 인간이 연구하는 지식체계를 전세계가 서로 중복되지 않게 쌓아가는 모습을 가져야 하는것 아닌가.

글을 쓰는데 있어서도 Scrivner를 활용하면 글뭉치의 배치 및 논리전개를 가다듬기가 용이하다. 이렇게 생산성과 관련된, 글쓰기를 즐겁게 하는 도구들이 많은지 MAC이라는 동네에 와서 알았다. 아이폰 앱, 구글크롬 앱 및 익스텐션들 모두 MAC이라는 사용자 경험이 있었기 때문에 가능했다. 그렇지 않을까 싶었는데 경험해보니 역시나 그랬다. 맥을 써본후 3단계라는 결론을 내렸다.

Database, 검색, 쓰기.

Web

운영체제에 구속받지 않고 웹을 활용하는 방법도 있다. 모든 DB는 Blog(WordPress를 추천한다. 한계는 좀 있지만 컨텐츠 DB라는 관점에서는 워프가 최적이다)에서 관리하고, 검색은 검색엔진(Google과 Wolphram alpha를 추천)과 R¹하고, 쓰는 건 Email(Gmail을 추천)과 Tableau을 활용하는 것.

Next – Cloud, Markdown, RSS

여기서 클라우드 서비스(Dropbox추천; 가장 먼저 시작한 서비스라서 호환이 잘된다)를 중간에 넣으면 효과에 있어서 한번 단계적 도약을 하게되고, Markdown을 활용할줄 안다면 속도가 빨라진다. 블로그를 운영한다면 세단계. 블로그에서 발행한 정보는 RSS를 통해 다시 (DEVONthink로 들어가서) DB를 구성하는 지식고리가 완성된다.

윈도우, ERP, MAC, WEB 별 정보관리 단계를 개념화하고 Next로 알아야 할 사항에 대해 알아보았다. 각자 질문을 품고 자신의 상황과 이해에 맞게 구성하는 것은  지식을 다시 정리하고 되돌아 볼수 있는 계기가 될 것이다.

나는 지식을 어디에 Database화 하는가?
어떻게 검색하고 검증하는가?
어떻게 쓰고 (Writing) 있는가?

😐 정보 교류의 진화단계, 앞으로의 교육 까지 쓰려다 너무 길어져서 여기까지.

 

[참고글]

1. 맥 – 생산성의 끝판왕.
2. 맥매니아 생산성 주제 발표 영상 (제3회 재능나눔세미나 후기) | Project Research.
3. 맥의 세상에 빠지다 | Fall in Mac World :: DEVONthink를 사용한 자료수집 및 자료관리.
4. 한국/한글 특성에 맞는 Mac 필수 유틸리티 | Project Research.
5. Mac Story :: 4. 맥북 – 단축키 및 마우스 팁.
6. Devonthink로 생각 정리 방법 (발표자료 원본 키노트 포함) | Project Research  / Project Research | 태그 보관물 | devonthink    /  Devonthink 활용 가이드 – 자료 수집,분류 및 활용 | Project Research.
7. Mac@Life 맥을 기반으로 한 업무 5년, 생활 7년이 흐른 후 사용/추천 앱 안내 | Project Research.