Taking Minutes Well

객관적으로 중요한 것은 파란색, 객관적으로 매우중요한 것은 빨간색으로 표시한다. 주관적인 사항은 녹색으로 표시,메모한다. via Color memo | #eWord.

#작성. 회의록 작성은 표시한 사항중 빨간색을 먼저적고, 파란색을 덧붙인다. 그리고 녹색으로 메모한 내용은 필요하면 기술한다. 그러면 객관적으로 중요한 사항이 기록되고 주관적인 사항이 구분되어 작성된다. 아래 주요기호를 활용하면 기본 메모장만으로 회의록작성이 가능하다.

#배포. 회의록은 Google Docs로 작성하고 해당링크를 파일첨부하듯 마지막에 첨부한다. 이메일본문은 수신인이 행동해야 할 내용위주로 기술한다.(협업게시판에 해당내용을 기술하고 관련人에게 메일로 발송하는것이 더 좋다. 수신인 지정시 수신, 참조(cc)를 구분해서 발송한다. 아직 이메일 사용이 익숙하지 않은 경우가 많으므로 메일 본문에 수신: 참조: 를 먼저 작성하고 본문을 작성하는것도 필요하다)

##주요 기호

  1. #Agenda #대제목  ##중간제목  ###소제목
  2. Action & 전화, @Context, @장소, (일자) – 예(내일),(수요일),(2/23)
  3. Human >화자, (>담당)
  4. Grouping – 할일목록(Task Lists).  ㅁ할일, ㅇ 사안, ㄴ 윗글에 이어서,  Project ; 예) Home Renovation; Choose paint color, Look for low pile carpet, Review the estimates, Checklist :   예) Shopping: bananas, milk, wheat bread, oatmeal
  5. 분류 !!! 가장 중요 !H, !! 중간 우선순위 !M, ! 낮은 중요도 !L 우선순위, #Tag, *** 중간선 구분
  6. 서식  **강조**, *기울이기*
  7. PREP구성 회의의 목적, 이유=주요내용, 사례(Risk, Scope, 적용시고려사항), 목적(Next는 누가. 무엇을. 어떻게. 실행해야하는가) *PREP; Point, Reason, Example, Point

#피드백. 게시판에 게시하고 이메일 발송하는 것만으로 확인이 되었다고 보기 어렵다. 출력해서 회람 결재를 돌려야 확인이 된다. 관계사 및 협력사에는 해당 이메일을 그대로 출력해서 발송한다(또는 ISO에 지정된 양식의 첨부서류로 발송 – ISO 규정시 서류에 발송도장정도 찍는것을 규정할 필요도 있다).  중복되게 느껴질 수 있지만 확인이 되게 하려면 어쩔수 없다. 속도를 확보해야 하고 반복하다보면 이메일 확인이 좀 나아지게 된다. 물론 회의없이 일이 되게 하는것이 제일 좋다.

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