엑셀 파일관리 기본

엑셀 파일을 관리하는데 필요한 기본적인 사항들.

  1. 파일 용량 – 불필요한 서식제거 ★
    Healing Excel
    불필요 이름이 많으면 20kb 문서가 3.6MB로 부풀려지기도 한다.

    처리방법: Healing Excel 추가기능을 다운로드 받아 폴더 (Program Files > Microsoft Office > Office12 (또는 Office14) > XLstart) 에 놓으면 된다. 엑셀파일을 열때 불필요한 서식이 많은 경우 치료여부를 자동으로 물어본다.

  2. 파일명칭관리
    (구분) 파일명 날짜6자리 를 기본으로 한다. “(현장명) 월간보고서 130916 r12.xls”  버젼은 1.0 인경우 1.0 대신 10  을 사용한다. 점이 나중에 다운로드 받을때 파일명칭을 다르게 변환하기도 하기 때문.
  3. 클라우드 sync 서비스 비교
    – Box.net 이 Office 문서를 깨짐 없이 가장 잘 보여준다. Box.net 을 기본 excel 관리폴더로 놓는다.
    – Google Drive 은 현황 및 협업문서 중심으로 관리한다.
    – Dropbox 까지 쓴다면 Dropbox는 현안중심으로 관리한다.(완료하고 비우는 개념)
  4. DB와 excel
    – 엑셀은 DB를 편하게 가공할 수 있는 수단이다.
    – sheet 및 Tab 을 활용해서 여러문서를 붙일수 있는 장점이 있다. (클라우드 방식에서는 조금 변화해야 하지만 사람들이 이 방식을 워낙 편해하니 할수없다)
  5. Macro를 사용할수 있는가.
    – 반복적인 간단한 업무는 한번 반복을 통해 매크로를 기록하고 활용하는 것이 편하다.
    – DB의 개념이 부족하면 엑셀은 50%정도 활용하는 것이고, 매크로를 사용하지 않는다면 엑셀은 75% 수준의 활용밖에 되지 않는다.(뭐… 안써도 된다. 몸이 조금 더 고생하면 된다)

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  1. m/d aaa | #eWord. : 날짜(요일) 서식을 가장 쉽게 만드는 방법 및 기자를 위한 엑셀 기본 팁(via 박대용)링크
  2. Conditional Format | #eWord. : 조건부 검색 – 바차트, 체크리스트등에 활용.